Rekeningen, of AP, worden geclassificeerd als kortlopende verplichtingen en gerapporteerd op de balans. Om de boeken aan het einde van de maand en aan het eind van het jaar te sluiten, moet de crediteurenadministratie in verzoening zijn. Dit kan een zeer groot account zijn of een klein account als u een klein bedrijf bent.
Als uw bedrijf de boekhoudmethode op transactiebasis gebruikt, registreert het kosten op het moment dat ze zich voordoen, niet wanneer ze daadwerkelijk worden betaald. Als dit het geval is, wordt het AP-account op grote schaal gebruikt. Over het algemeen gebruiken bedrijven een grootboeksaldo (totale som) en een aanvullend saldo (details van rekeningen) om crediteuren te boeken.
Verkrijg het grootboeksaldo of de som van de crediteurenadministratie en het secundaire grootboeksaldo of de details van AP. Deze twee records moeten hetzelfde bedrag zijn om het account te verzoenen.
Gebruik een spreadsheetprogramma om de afstemming van crediteuren in te stellen. Gebruik kolom A om het saldo van crediteurenadministratie in te voeren volgens het grootboek. Gebruik kolom B om het gedetailleerde saldo van crediteurenadministratie in te voeren. Als deze twee overeenkomen, wordt het account verzoend. Als er een afstemmingsverschil is, is er meer werk te doen voordat u het account sluit.
Controleer items in het detail van accounts of dochterondernemingen die niet in het grootboek staan. Noteer ook alle artikelen in het grootboek die zijn weggelaten uit het detail van de rekeningen. Voeg deze items naar eigen inzicht toe en trek ze af van elke record.
Zoek naar mogelijke opnamefouten om uw te betalen rekeningen te verzoenen.
Zoek naar boekingen die rechtstreeks in het grootboek zijn geboekt en die niet in het grootboek of de details zijn geregistreerd. Voeg deze boekingen toe aan de grootboekzijde of de afstemming.
Zoek naar boekingen in het subboek die niet zijn opgenomen in het grootboek. Voeg de bedragen toe aan de grootboekkolom van de afstemming.
Controleer de posten op de debiteuren- en crediteurgegevens of subafschriften. Zorg ervoor dat de vermeldingen correct zijn geregistreerd als afschrijvingen en tegoeden. Veel voorkomende fouten bij het vastleggen zijn onder meer kredieten aan vorderingen of afschrijvingen om schulden te boeken.
Bestudeer de geldrekeningen. Zoek naar tegoeden en afschrijvingen in contanten in plaats van crediteuren.
Maak aanpassingen om de boeken te sluiten als het account nog steeds niet overeenkomt. Als het verschil groter is dan de materialiteitsdrempel van uw bedrijf, gaat u door met het controleren van alle boekingen totdat de boeken zijn afgestemd.
Tips
-
Overweeg te investeren in een geautomatiseerde afstemmingssoftware om uw boeken efficiënter te sluiten. Met deze programma's kunt u veel sneller verschillen in uw boeken lokaliseren dan met handmatig zoeken.
