De komst van computers heeft een revolutie teweeggebracht in vele industrieën, waarbij kantoorwerk geen uitzondering was. Computers hebben de efficiëntie en nauwkeurigheid van kantoormedewerkers helpen verbeteren door verschillende software- en communicatiefuncties aan te bieden om taken uit te voeren. Computers zijn nu onderdeel van bijna elk kantoor, en de meeste werkplekken kunnen nu niet werken zonder het gebruik van computers.
Communicatie
Interne en externe communicatie is veel eenvoudiger met het gebruik van e-mail en interne berichtensystemen op computers. Bureaumedewerkers kunnen informatie snel en effectief door het hele kantoor doorgeven, omdat de meeste kantooropstellingen op afzonderlijke computers een waarschuwingssysteem hebben wanneer een bericht of e-mail wordt ontvangen. Het internet verbetert ook aanzienlijk de communicatie-opties, met Skype en andere soortgelijke berichten- en communicatieprogramma's waarmee nationale of transnationale video- en belvergaderingen gemakkelijk en met minder kosten kunnen worden uitgevoerd.
Gegevens opslag
De gegevensopslag en terughaalcapaciteit van computers wordt alleen maar groter en geavanceerder naarmate de technologie verbetert. Bestanden kunnen eenvoudig worden opgehaald via zoekfuncties en op harde schijven kunnen ongekende volumes aan bestanden en gegevens worden opgeslagen. Voor kantoren met grote databases, zoals overheden, liefdadigheidsinstellingen of andere op leden gebaseerde verenigingen, biedt deze functie voor het opslaan en ophalen van gegevens ongeëvenaarde voordelen ten opzichte van traditionele opslag van papieren bestanden, zoals het gemak en de snelheid van het ophalen van gegevens, het gemak van het wijzigen van gegevensrecords en het gemak van het volgen van wijzigingen die zijn aangebracht in records van klanten, leden of burgers.
Netwerken
Volgens de Spam Laws-website is bestandsdeling een van de belangrijkste voordelen van netwerkcomputers in een kantooromgeving. Kantoornetwerken of het opzetten van een intranet voor kantoren betekent dat een gemeenschappelijke database met bestanden toegankelijk is voor alle gebruikers. Dit geldt ook voor software en het beheer van computers, wat de kosten voor kantoren aanzienlijk verlaagt, omdat ze één netwerkbaar softwareproduct kunnen kopen in plaats van meerdere exemplaren voor afzonderlijke computers te moeten kopen. Netwerken biedt ook gemeenschappelijke toegang tot printers, faxmachines en kopieerapparaten.
produktiviteit
Computers in de kantooromgeving verhogen de productiviteit aanzienlijk. Volgens de website van Reference for Business verhogen computers op kantoor de productiviteit niet alleen op gebieden als tekstverwerking, gegevensbeheer en toegang tot informatie, maar ook bij het maken van informatie, verzamelen en uiteindelijk opslaan. De tijd die de meeste kantoormedewerkers aan de computer doorbrengen, heeft echter aanleiding gegeven tot een aantal problemen met herhaalde belasting voor de ogen, polsen en handen.
