Vrijwel elke organisatie vertrouwt op computers of computergestuurde apparatuur voor een bepaalde functie en veel organisaties vertrouwen erop dat werknemers elke dag computers gebruiken. Ondanks de prijskaartjes die deze machines dragen, bieden ze een rendement op de investering van de organisatie in de vorm van efficiëntiewinsten, professionelere presentaties en zelfs verbeterde communicatie.
rendement
In de dagen voordat computers alomtegenwoordig werden in Amerikaanse organisaties, moesten werknemers in rollen met complexe functies zoals boekhouding en analyse vaak geavanceerde berekeningen uitvoeren met weinig meer dan een potlood, papier en een rekenmachine. Medewerkers belast met het maken van documenten moesten hun producties ook met de hand schrijven. Computers hebben een elektronisch element geïntroduceerd waarmee werknemers digitale bestanden kunnen maken zonder op papier te moeten schrijven. Met elektronische spreadsheets kunnen werknemers complexe wiskundige berekeningen uitvoeren door ze eenvoudigweg in de machine te typen. Wanneer een 4-H uitbreidingsorganisatie in St. Paul, Minn.,. geïntroduceerd computers in 1986, volgens het Journal of Extension, agenten snel gerealiseerde efficiëntieverbeteringen in het produceren van trainingsmateriaal en zelfs het genereren van persberichten.
Professionaliteit
Net zoals computers werknemers helpen documenten efficiënter te maken, helpen de machines werknemers ook om die documenten een verfijnde en professionele uitstraling te geven. In plaats van een handgeschreven of getypt manuscript in te dienen bij bijvoorbeeld een lokale krant of publicatie, kunnen werknemers het document genereren in een softwaretoepassing, elektronisch controleren op spelling- en grammaticafouten en het document rechtstreeks indienen bij een redacteur. Verkoopprofessionals kunnen computers gebruiken om grafieken en diagrammen te genereren die de voordelen van hun producten en services demonstreren, en presentatoren kunnen computers gebruiken om professionele, geanimeerde en zelfs interactieve diavoorstellingen te ontwikkelen en te leveren.
Het delen van gegevens
In een lijst met kantoorvoordelen die computers bieden, erkent de computerwebsite Spam Laws herhaaldelijk het vermogen van computers en netwerken om het delen van informatie te vergemakkelijken. Werknemers op één locatie kunnen elektronische documenten maken en werknemers op een andere locatie - zelfs in een ander land - kunnen het document pas even later ophalen. Omdat elektronische bestanden slechts een heel klein beetje fysieke ruimte innemen, kunnen werknemers ook bestanden meenemen op reis of ze elektronisch benaderen vanaf een externe locatie.
Communicatie
Computers maken elektronische communicatie mogelijk en deze vorm van directe toegang is misschien wel een van de belangrijkste voordelen die computers een organisatie kunnen bieden. Met behulp van elektronische communicatie zoals e-mail, instant messaging en webcasts kunnen organisatieleiders in realtime communiceren met een zeer groot aantal medewerkers, ongeacht de fysieke locatie. Computers helpen ook bij het faciliteren van elektronische communicatie met andere belangrijke belanghebbenden zoals investeerders en leveranciers, en klanten kunnen elektronische communicatie gebruiken om snel service te krijgen of zelfs een bestelling te plaatsen. Computers kunnen organisaties zelfs helpen om te besparen op communicatiekosten door videoconferenties te faciliteren die fysiek reizen verminderen of door spraakverbindingen tot stand te brengen die traditionele telefoons overbodig maken.
