Met de voortdurende vooruitgang van de technologie is een van de meer recente trends van de 21ste eeuw het zogenaamde papierloze kantoor geweest. Een papierloos kantoor is eigenlijk niet volledig papierloos, maar gebruikt eerder een minimum aan papier en zet zoveel mogelijk documentatie om naar digitale vorm. Een papierloos kantoor heeft zowel voor- als nadelen, die beide moeten worden overwogen door een organisatie die een overgang van conventionele archivering overweegt.
Compacter en efficiënter
Digitale bestanden vereisen veel minder fysieke ruimte dan papieren bestanden en zijn veel gemakkelijker te organiseren. Bovendien zijn gearchiveerde digitale bestanden veel gemakkelijker toegankelijk dan gearchiveerde papieren bestanden. Digitale bestanden kunnen gemakkelijk door meerdere gebruikers tegelijk worden gedeeld en vanaf externe locaties worden benaderd, waardoor de werkefficiëntie toeneemt.
Envionmentally Conscious
Minder papieren bestanden betekent minder papier voor dubbele kopieën en voor algemene registratie. Deze factor maakt een papierloos kantoor in de meeste gevallen milieubewuster. Voor online tijdschriften en andere publicaties betekent digitale publicatie het verwijderen van inkten die zware metalen, oplosmiddelen en andere stoffen bevatten die schadelijk zijn voor het milieu.
Problemen met software en hardware
Een papierloos kantoor is alleen zo efficiënt als de software en hardware die worden gebruikt om de records op te slaan, zodat de werknemers dat kunnen zijn. Software-bugs en uitval van apparatuur kunnen grote verstoringen veroorzaken in de werking van een papierloos kantoor. Het onderhoud van de software en hardware van een papierloos kantoor is ook een zorg; IT-personeel of consultants zijn vaak een noodzaak, evenals technici om de hardware op regelmatige basis te onderhouden.
Invoerfouten en leercurves
Zoals bij elke overgang vereist de overgang naar een papierloos kantoor vaak een leercurve, vooral in een kantooromgeving waar werknemers nog niet vertrouwd zijn met de computer. Invoerfouten kunnen kostbaar zijn en kunnen grote problemen veroorzaken. Bovendien kunnen gegevensinvoer- en opslagfouten leiden tot het verkeerd categoriseren van records, waardoor het moeilijk of onmogelijk is ze op een later tijdstip te vinden.
Beveiligingsproblemen
Digitale archieven kunnen kwetsbaar zijn voor ongeoorloofde toegang, hetzij door hacking of door lakse veiligheid van het personeel. Vooral bij gevoelige juridische en medische dossiers kan gegevensverlies leiden tot een aanzienlijke aansprakelijkheid voor het betrokken bedrijf, vooral als nalatigheid hiermee gepaard gaat. Het wegwerken van digitale bestanden vormt een speciale moeilijkheid, vooral in een gedeelde netwerkomgeving. Als je een bestand wist, wordt een digitale record niet volledig gewist, net zoals het gooien van een document naar een prullenbak niet verhindert dat iemand anders het papier later ophaalt.
