Bedrijven hebben tegenwoordig het geluk dat er veel hulpmiddelen beschikbaar zijn om effectieve communicatie te vergemakkelijken. Van berichtentoepassingen tot videogesprekken en platforms voor online teamsamenwerking, er is geen tekort aan manieren om te communiceren met collega's, klanten, partners en zakelijke belanghebbenden. Hoewel er verschillende communicatiesystemen zijn die bedrijven kunnen opnemen in hun dagelijkse processen, zijn de kwaliteiten van effectieve communicatie nog steeds vereist, ongeacht welk platform wordt gebruikt.
Luister aandachtig naar het gesprek
Luisteren is een essentieel element dat vereist is voor effectieve communicatie. In het bedrijfsleven is het belangrijk om actief te luisteren, wat betekent dat je moeite doet om te horen en te begrijpen wat iemand tegen je zegt. Als een collega met u in gesprek is over een probleem met een klant, is het belangrijk om de details te begrijpen voordat u met een oplossing begint.
Mensen houden niet van praten met iemand die niet de tijd neemt om te luisteren naar wat ze te zeggen hebben. Om uw collega te laten zien dat u actief noteert, kunt u delen van hun gesprek herhalen of herformuleren om uw begrip van de situatie met de klant te demonstreren. Vragen stellen om meer duidelijkheid te krijgen over de details is ook een manier om actief te luisteren en een goed begrip van het grote geheel te krijgen.
Ken je publiek
Het wijzigen van het bericht op basis van het publiek is een criterium voor effectieve communicatie. Wat je te zeggen hebt, zal voor een ander niet kloppen op basis van hun rol in de organisatie en hun kennis van het onderwerp. Om je boodschap effectief over te brengen, moet je je taal, toon en medium aanpassen zodat het geschikt is voor je publiek.
Bijvoorbeeld, de manier waarop u met een manager in uw organisatie spreekt, kan verschillen van de manier waarop u met een collega spreekt, zelfs als de inhoud van uw bericht hetzelfde is. Sommige mensen gebruiken meer formele taal bij leidinggevenden terwijl ze zakelijke taal gebruiken met collega's. De cultuur van uw bedrijf zal ook van invloed zijn op de manier waarop u communiceert met interne en externe belanghebbenden.
Wees beknopt, volledig en correct
Het leveren van beknopte, to-the-point communicatie helpt herhaling en frustratie te voorkomen. Door onnodige details uit de communicatie te verwijderen, kunt u de kans op misverstanden verkleinen. Tegenwoordig zijn de aandachtsgebieden van mensen kort, waardoor het effectiever is om uw boodschap over tien minuten over te brengen dan 30 minuten duren. Als u bijvoorbeeld een klant ontmoet over een verkoopkans, laat hem dan zien dat u zijn tijd respecteert door uw presentatie zo beknopt mogelijk te houden.
Hoewel effectieve communicatie kort en bondig is, moet deze ook volledig zijn. Dit betekent dat het bericht alle relevante feiten moet bevatten en logisch moet worden georganiseerd, dus het is gemakkelijk te volgen. Op basis van wie je spreekt, kun je bepaalde aspecten van hun kennis veronderstellen, terwijl je details verstrekt die ze misschien niet kennen. De volledige betekenis van het bericht geven is de sleutel tot een effectieve communicatie. Als u bijvoorbeeld met een nieuwe zakenpartner samenwerkt en inkoopbenodigdheden van hen bespreekt, is het van essentieel belang dat u alle specificaties van de materialen die u nodig hebt, krijgt. Zonder die waardevolle informatie te verstrekken, is de leverancier mogelijk niet in staat om de juiste onderdelen te leveren, wat frustratie, vertragingen en slechte relaties kan veroorzaken.
De feiten verschaffen zoals ze zijn zonder ze te overdrijven, is een van de kwaliteiten van goede communicatievaardigheden en vermijdt dubbelzinnigheid en verwarring. Als u te maken heeft met een klacht die een klant met een medewerker heeft, moet u bijvoorbeeld feedback van beide partijen krijgen om het probleem te begrijpen.
Neem feedback op in het bericht
Effectieve communicatie omvat het geven en ontvangen van tijdige feedback. Feedback helpt zowel u als de persoon waarmee u communiceert weergeven of het bericht correct is verzonden en ontvangen. Als de feedback volledig afwijkt, kan dit aantonen dat u niet effectief communiceerde of dat de ontvanger uw betekenis niet volledig begreep.
In een zakelijke omgeving is feedback van cruciaal belang bij het werken in een team. Als u bijvoorbeeld een leidinggevende functie hebt, moet u uw medewerkers constructieve feedback geven over hun prestaties, hun rol en hun communicatieve vaardigheden met klanten. Feedback betekent ook lof geven, wat het moreel van het bedrijf kan stimuleren en de kameraadschap kan vergroten.
Naast het leveren van feedback, moet effectieve communicatie ook worden ontvangen. Constructieve feedback is nuttig om uw prestaties op het werk te verbeteren. Als u bijvoorbeeld tijdens een vergadering van het bedrijf een toespraak houdt, moet u belangrijke leden van uw personeel om feedback vragen na de toespraak. Hun feedback zal u vertellen of uw toespraak effectief was om uw boodschap over te brengen, en zal u laten zien of uw personeel de belangrijkste punten begreep die u wilde overbrengen. Hun feedback zal je ook gebieden laten zien waar je je communicatievaardigheden moet verbeteren. Als de kritiek bijvoorbeeld was dat de toespraak te lang was, weet je dat je de volgende keer kunt werken aan meer beknoptheid in je communicatie.
Toon respect door uw gesprek
Respectvol zijn tegenover de mensen waarmee je communiceert, is een belangrijk criterium voor effectieve communicatie. Mensen zijn meer gemotiveerd om met je in contact te komen als je respect voor hen en hun ideeën toont. Als je bijvoorbeeld voor het eerst een prospect ontmoet, kun je respect tonen door ze te benaderen met hun naam, waardoor ze zich gewaardeerd voelen. De tijd nemen om te lezen over hun bedrijf en ze aan te spreken in uw gesprek, is in belangrijke mate bepalend voor het vooruitzicht dat u hen respecteert.
Als u via de telefoon met een zakenpartner spreekt, toon dan uw respect door gefocust te blijven op het gesprek dat voor u ligt. In plaats van je e-mail te checken of op internet te surfen terwijl je aan het telefoneren bent, is het respectvol om te doen als je tijdens het telefoongesprek met hen in contact blijft.
Neem bij het communiceren via e-mail met collega's een extra paar minuten de tijd om uw bericht opnieuw te lezen, zodat het vrij is van typefouten en spelling- of grammaticale fouten. Je toont respect door de tijd te nemen om je boodschap zorgvuldig op te stellen.
Vergeet niet over non-verbale communicatie
De woorden die we gebruiken om te communiceren vormen minder dan 10 procent van de boodschap die we overbrengen. Dit betekent dat non-verbale signalen van cruciaal belang zijn voor effectieve communicatie. De toon van je stem laat zien hoe je je voelt wanneer je communiceert. Als je vriendelijk wilt zijn, zorg er dan voor dat je toon vriendelijk is.
Uw handgebaren, uw houding en uw lichaamstaal helpen om de betekenis van uw woorden over te brengen. Wanneer u uw armen oversteekt, geeft u aan dat u defensief bent of bent afgesloten terwijl u oogcontact maakt. Dit geeft aan dat u een verbinding wilt maken.
Besteed aandacht aan de non-verbale signalen die worden gecommuniceerd door de persoon met wie je spreekt. Hun houding, toon en lichaamstaal zullen je laten zien hoe ze zich voelen over wat je zegt en kunnen helpen de manier te bepalen waarop je met hen communiceert.
Vereisten voor een goed communicatiesysteem
Een goed communicatiesysteem vereist dat u het juiste communicatiesysteem voor de betreffende taak kiest. Met zoveel opties beschikbaar zoals telefoon, berichten, e-mail en persoonlijk, moet je het medium kiezen dat het beste past bij het onderwerp van het gesprek. Je zou bijvoorbeeld je baas niet sms'en om uit je functie te stappen of om een verhoging te vragen. Dat soort belangrijke gesprekken zouden in persoon moeten plaatsvinden. Evenmin hebt u een persoonlijk gesprek nodig voor kleine zakelijke problemen, die via e-mail kunnen worden gecommuniceerd om tijd en middelen te besparen.
