Het toegenomen gebruik van elektronische systemen voor boekhoud- en financieel beheer bij bedrijven heeft het gebruik van fysieke documenten in veel bedrijven doen afnemen. De afhankelijkheid van digitale recordbeheersystemen en financiële boekhoudprogramma's heeft het voor sommige accountantskantoren mogelijk gemaakt om papierloze audits aan te bieden aan bedrijven die voornamelijk een papierloos kantoor runnen. Modellen voor een papierloze audit zijn vastgesteld op basis van overheidsvoorschriften, het controleren van de voorkeurmethoden van bedrijven en voorstellen voor de boekhoudkundige organisatie.
Toegankelijkheid
Bedrijven die kiezen voor een papierloze audit kunnen de toegankelijkheid van financiële documenten en verklaringen voor auditingpersoneel vergroten. Verhoogde toegankelijkheid kan de hoeveelheid tijd die door boekhoudkundig en financieel personeel nodig is om documenten aan accountants te leveren, verminderen. Afhankelijk van de beveiligingsvereisten kan de toegankelijkheid ertoe leiden dat accountants hun beoordeling van buiten de bedrijfsfaciliteit kunnen uitvoeren.
Tracking Ability
De meeste papierloze auditsystemen bieden rapportage- en trackingmogelijkheden tijdens het hele auditproces. Zowel managers van het bedrijf dat wordt gecontroleerd als het management van het accountantskantoor kunnen elke stap in het beoordelingsproces eenvoudig volgen en volgen. Deze verbeterde tracking kan helpen de resourcevereisten te stroomlijnen en helpt bij het beheren van de auditing tijdlijn. Tracking en timemanagement kunnen van essentieel belang zijn, met name voor openbare bedrijven met SEC-verplichte rapportagetermijnen.
Minder afval
Het verminderen van de noodzaak van dubbele kopieën van financiële documenten, opslagfaciliteiten en kantoorbenodigdheden kan de hoeveelheid afval die beide bedrijven genereren, verminderen. Papierloze audits gebruiken minder papier, toner, elektriciteit en kantoorbenodigdheden dan een traditionele papieren audit. De vermindering van papier en bijbehorende benodigdheden kan kostenbesparingen en een ecologisch voordeel opleveren. Deze groene focus kan belangrijk zijn voor bedrijven die hun bedrijf als milieuvriendelijk willen promoten.
Snellere beoordeling
Een papierloze audit kan minder tijd kosten dan een traditioneel auditproces voor papieren ritten. Financiële documenten kunnen eenvoudig worden geladen voor beoordeling en analyse met grotere nauwkeurigheid. Elektronische verwerking van controletaken minimaliseert menselijke fouten en de noodzaak om informatie handmatig in te voeren in een auditsysteem. Wanneer een controle-item wordt gemarkeerd voor extra beoordeling, kunnen auditors de informatie eenvoudig naar de financiële leiding sturen voor beoordeling en aanvullende informatie. Elektronische revisies kunnen minder tijd kosten dan fysieke vergaderingen met papieren formulieren. Minder handmatig werk en eenvoudigere beoordelingen kunnen de totale tijdlijn voor auditing verminderen.
Verhoogde beveiliging
Fysieke documenten zijn moeilijker te beveiligen dan elektronische documenten. Elektronische gegevens en documenten kunnen worden beveiligd met behulp van wachtwoorden en andere digitale beveiligingsmethoden. Een elektronisch volgsysteem kan ook aantonen wie elk gegevenselement heeft beoordeeld voor beveiligingsbeoordeling. Fysieke documenten kunnen worden gekopieerd, verloren of op een onveilige locatie worden geplaatst. Een papierloze audit verhoogt de veiligheid van het financiële systeem van een bedrijf.
