Bijna iedereen die werkt, wordt dagelijks gebombardeerd door eindeloze e-mails. Veel van deze e-mails worden snel gescand en verwijderd, als ze zelfs maar worden geopend. Wanneer u een zakelijke e-mail verzendt naar een collega, een werknemer of een klant, wilt u niet dat deze op de aflegstapel terechtkomt. Als u uzelf vertrouwd maakt met het zakelijke e-mailformaat, kunt u het verschil maken tussen uw e-mail lezen en laten dumpen in de virtuele prullenbak.
Wat is het zakelijke e-mailformaat?
Het zakelijke e-mailformaat is een goede gewoonte voor het verzenden van alle soorten correspondentie namens uw bedrijf. Het biedt een formele structuur die u helpt uw boodschap over te brengen en een antwoord krijgt.
De elementen van een zakelijke e-mail omvatten:
- Gedetailleerde onderwerpregel. Gebruik een onderwerpregel die de lezer aanspoort om uw e-mail te openen. Hoe specifieker je bent, hoe beter. Voeg een paar woorden toe over waar de e-mail over gaat - Volgende week bijeen om het voorstel te bespreken - in plaats van een vaag woord, zoals Hallo. Door specifiek te zijn, voorkomt u dat uw e-mail in een spamfilter terechtkomt en nooit in de eerste plaats bij de ontvanger komt.
- Professionele groet. Hoe je de persoon begroet, hangt af van je bestaande relatie, als je die hebt. Als u contact opneemt met iemand die nieuw is of zich in een hogere functie bevindt, is het aangewezen om een formelere begroeting te gebruiken zoals Geachte heer Jones. Als je eerder met deze persoon hebt gewerkt en een meer ontspannen relatie hebt, kun je de voornaam van de persoon gebruiken, zoals Hallo, Kim. Zorg ervoor dat de naam van de persoon correct is gespeld en dat het e-mailadres correct is.
- Beknopte boodschap. De hoofdtekst van de zakelijke e-mail moet direct en to the point zijn. De persoon die het leest heeft niet altijd veel tijd, dus maak het niet te lang en gedetailleerd. Gebruik korte zinnen en paragrafen en neem alleen relevante informatie op. Bijvoorbeeld een zin of twee over waarom u graag zou willen ontmoeten en de voorgestelde tijden. Dit maakt het ook gemakkelijker voor mensen om het bericht op hun telefoon te lezen, en daar zullen ze waarschijnlijk e-mails openen. Zorg ervoor dat u standaard e-mailopmaak gebruikt, zelfs als u in de verleiding komt om veel kleuren of emoji's te gebruiken.
- Handtekening. Bij het verzenden van een zakelijke e-mail is het altijd een goed idee om te sluiten met een e-mailhandtekening. Vermeld uw naam, functie, bedrijf en contactgegevens. Het kan ook links bevatten naar uw sociale media of website, waardoor het voor de ontvanger gemakkelijk is om daar toegang toe te hebben. Neem gewoon niet zoveel informatie op dat het er rommelig uitziet. Uw handtekening kan worden voorgeprogrammeerd in uw e-mailinstellingen, zodat deze automatisch wordt opgenomen in alle e-mails die u verzendt.
Waarom u het zakelijke e-mailformaat moet kennen
Een zakelijke e-mail is in wezen net als elke andere zakelijke brief, maar wordt elektronisch verzonden. En gebruik, zoals elke zakelijke brief, het juiste formaat zodat u zo professioneel mogelijk overkomt. U wilt geen e-mail verzenden die te ongedwongen of onpersoonlijk is, vooral voor een belangrijk zakelijk probleem.
Het zakelijke e-mailformaat biedt een eenvoudige structuur die kan worden aangepast aan elke zakelijke e-mail. Het is ontworpen om ontvangers precies te vertellen waar het bericht over gaat en moedigt hen aan om de e-mail te openen en te lezen. Het zakelijke e-mailformaat stelt u ook in staat om formeel of casual te zijn, afhankelijk van de ontvanger. Blijf altijd professioneel en vriendelijk in uw e-mail. Schrijf op een manier die de ontvanger aanmoedigt om uw bericht te lezen en op uw verzoek te reageren.
U vertegenwoordigt uw bedrijf bij elke e-mail die u verzendt. Als u het zakelijke e-mailformaat leert, kunt u een goede indruk maken, zowel voor degenen met wie u werkt als voor degenen waarmee u graag wilt werken.
Voorbeeld van zakelijk e-mailformaat
De exacte manier waarop u uw zakelijke e-mail opmaakt, is afhankelijk van uw persoonlijkheid, waar de e-mail over gaat en naar wie u deze verzendt. Volg dit standaard e-mailformaat voor bedrijven:
Onderwerp: Herzie het marketingplan voor de zomer
Hoi Sam,
Bijgevoegd is het zomermarketingplan dat ik heb samengesteld. Ik zou het op prijs stellen als je het kunt beoordelen en me kunt laten weten of je suggesties hebt.
Heb je de tijd om dit dinsdag of woensdag bij mij te bespreken?
Dank je,
Jenny
titel, bedrijfsnaam en contactgegevens
Zoals altijd, moet je de spelling en grammatica bekijken voordat je op Verzenden drukt.
