Met zoveel andere details om bij te houden bij het plannen van een zakenlunch, zweet je misschien over het schrijven van de uitnodiging. Maar neem een richtsnoer van het papieren servetje dat u zou kunnen gebruiken om het zweet van uw voorhoofd te vegen - zakelijke lunches zijn meestal minder formele aangelegenheden dan zakendiners, dus een handgeschreven uitnodiging kan het persoonlijke tintje geven dat u wilt overbrengen. Zelfs als u besluit uw uitnodiging professioneel te laten afdrukken, moet deze informatie bevatten die uw gasten moeten weten. Deze omvatten het doel van de lunch, de tijd en locatie, RSVP-informatie; en andere details die ervoor zorgen dat uw evenement overdag een succes wordt.
Schrijf een prominente kop voor uw zakelijke lunchuitnodiging. Als u de uitnodiging professioneel laat afdrukken, moet u de kop eronder laten uitkomen door een lettertype te kiezen dat verschilt van het lettertype dat u hebt gekozen voor de rest van de uitnodiging. Gebruik anders hetzelfde lettertype maar plaats de kop cursief. Onthoud dat het doel van elke uitnodiging is om informatie snel en bondig over te brengen, dus overweeg iets dat terecht komt, zoals: "U bent uitgenodigd voor een zakelijke lunch bij ABC Company."
Communiceer het doel van de lunch onder de kop. Schrijf "Wees alsjeblieft onze gast op …" Voltooi de zin dienovereenkomstig. U kunt bijvoorbeeld zeggen "onze jaarlijkse waardering voor medewerkers," onze driemaandelijkse raad van bestuur lunch "of, als u lucht of spanning wilt koesteren," een opwindende aankondiging over de toekomst van ons bedrijf."
Geef pertinente details over de lunch. Plaats de dag, datum en tijd van de lunch - "Donderdag 17 februari om 12:00 uur" - op één regel en de locatie eronder. Vermeld de volledige naam van de hostingfaciliteit, evenals het adres en de stad.
Bepaal of u RSVP-informatie over de uitnodiging wilt opnemen. Het plaatsen van een contactnaam en -nummer kan ongewild aangeven dat de zakenlunch discretionair is. Als u verwacht dat alle genodigden de lunch bijwonen, is dit misschien niet het bericht dat u wilt verzenden. Tegelijkertijd wordt RSVP-informatie nog steeds beschouwd als een elementaire hoffelijkheid, en het zal u helpen een nauwkeurig aantal gasten te bereiken, zodat u een passende hoeveelheid eten en drinken kunt bestellen.
Sluit de uitnodiging af met informatie die anticipeert op de vragen van uw gasten, die bijdraagt aan hun comfort of anderszins helpt ervoor te zorgen dat uw zakelijke lunch een succes wordt. U kunt bijvoorbeeld een dresscode voorstellen, het uiterlijk van een belangrijke gastspreker onthullen of het geven van prijzen voor deuren of loten aanwijzen.
Tips
-
Verstuur uw uitnodiging per gewone post om een blijvende indruk te maken.
Voeg een persoonlijke aanraking en een persoonlijk bericht toe aan uw uitnodigingen, als u dat wilt. Een eenvoudige "Ik hoop dat ik je daar zie!" Heeft het dubbele voordeel dat je vriendelijk en assertief bent in termen van je verwachtingen.
