Als uw werk periodieke briefings met zich meebrengt voor managers of leidinggevenden over uw afdelingsfuncties, is de kans groot dat u deze taak in kwartalen of segmenten van drie maanden splitst. Veel organisaties gebruiken driemaandelijkse perioden voor boekhoud- en financieringsactiviteiten, dus ze hebben een briefing nodig die overeenkomt met dit tijdsbestek. Een driemaandelijks rapport moet een samenvatting bevatten en informatie over de voortgang van het bedrijf, hoogtepunten, uitdagingen en doelen die in die periode zijn behaald. U kunt zelfs anekdotische verwijzingen opnemen die uw rapport tot leven kunnen brengen door actuele gebeurtenissen die zich tijdens het kwartaal hebben voorgedaan.
Bestudeer eerdere kwartaalrapporten
Als dit het eerste driemaandelijkse rapport is dat u aan het schrijven bent, bekijk dan eerdere rapporten - kwartaal- of jaarrapporten. Er kan informatie aan het einde van het jaar zijn die u naar dit kwartaalverslag wilt overdragen. Er kan ook een voorkeurformaat zijn voor uw kwartaalrapport. Het is waarschijnlijk goed als je aanvullende, relevante informatie gaat opnemen; blijf echter bij hetzelfde formaat tenzij anders wordt aangegeven. Als u nog geen sjabloon uit eerdere rapporten heeft, kunt u er een maken, zodat u deze stap volgend kwartaal niet opnieuw hoeft te maken.
Bepaal uw informatiebronnen
Tenzij het driemaandelijkse rapport uitsluitend binnen uw bevoegdheid valt, hebt u waarschijnlijk informatie van andere bronnen of afdelingen nodig. Als uw rapport bijvoorbeeld financiële gegevens vereist, neemt u contact op met de afdeling accounting of financiën en vraagt u om de gegevens die u voor dat kwartaal nodig heeft. Als er gegevens beschikbaar zijn voor het vorige kwartaal, vraag daar ook naar voor het geval u vergelijkingen tussen twee kwartalen wilt maken.
Beoordeel zakelijke onderwerpen voor rapportage
Verzamel informatie over de zakelijke onderwerpen die u beoordeelt in uw kwartaalrapport. Als u bijvoorbeeld projectmanager van een adviesbureau bent en het doel van het rapport is om het leiderschapsteam op de hoogte te houden van de voortgang van verschillende afspraken, kunt u overwegen de naam van elke klant op te geven, gevolgd door het type betrokkenheid als subonderwerpen zoals dit:
- Klantnaam, type opdracht; bijv. Executive Coaching
- Klantnaam, type opdracht; bijv. Teamontwikkeling Workshop
- Klantnaam, type opdracht; bijv. organisatiebeoordeling
Geef voor elk subonderwerp een korte beschrijving van de opdracht, inclusief het personeel dat aan elk deel is toegewezen. Als u de projectmanager bent, vermeldt u uw naam en de naam van de klant met wie u tijdens deze periode communiceerde, evenals een beschrijving van uw activiteiten als projectmanager. Beschrijf andere activiteiten over de opdracht, zoals het aantal uren dat elke toegewezen consultant heeft gewerkt en de doelen, doelstellingen en prestaties voor elke opdracht. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven,
"ABC-consultant John Doe heeft activiteiten voor teamontwikkeling gecreëerd voor een workshop op 1 februari 2019. Het doel van de workshop is om de resultaten van de organisatiebeoordeling van 1 december 2018 te beoordelen en activiteiten te faciliteren om de teamleden opnieuw aan de organisatiemissie te binden. "
U bent de rechter over hoeveel details u moet opgeven, op basis van de lengte en indeling van uw driemaandelijkse rapport. Deze sectie vormt de verhalende component van uw rapport.
Spreadsheets zijn nuttig
Behalve dat ze nuttig zijn voor het presenteren van een financiële afbeelding voor uw kwartaalrapport, worden spreadsheets ook gewaardeerd door de lezers die bezorgd zijn over het eindresultaat. U hoeft niet meerdere pagina's in uw verhalrapport op te nemen, maar een kwantitatieve weergave van kwartaalactiviteiten geeft uw lezers een momentopname van de zakelijke voortgang in uw regio. Als u hetzelfde voorbeeld gebruikt en u rapporteert over verschillende afspraken, kan uw spreadsheet het startbudget, de brandanalyse, de kosten tot nu toe en het geschatte budget voor voltooiing in zowel dollars als percentages weerspiegelen.
Schrijf de inleiding en de conclusie
Zodra u alle informatie voor uw rapport hebt verzameld en een concept hebt voorbereid, schrijft u uw inleiding en conclusie. De introductie moet de periode voor uw rapport, informatiebronnen, de afdeling of projecten en het publiek bevatten. Als uw rapport lang of complex is, schrijft u een samenvatting met de meest relevante informatie in een samenvatting van één pagina. De conclusie zou hoogtepunten tijdens het kwartaal moeten herformuleren, evenals in het kort uitleggen van opmerkelijke problemen die tijdens het kwartaal zijn aangetroffen en projecties voor het volgende kwartaal.
