Naarmate uw bedrijf groter wordt en succesvoller wordt, kan het papierarchiveringssysteem zowel vervelend als onpraktisch worden. Dit is de reden waarom veel bedrijfseigenaren ervoor kiezen om een database te gebruiken. Hoewel databases helpen om organisaties soepeler te laten werken, zijn ze niet zonder gebreken. Het ontwerpen van een database kan kostbaar en tijdrovend zijn. Technische problemen kunnen tot grote schade leiden. Ook moet een bedrijf tijd besteden aan het trainen van medewerkers om de nieuwe database te gebruiken.
Tijdrovend ontwerp
Het omzetten van papieren bestanden naar een elektronisch databasesysteem kan ingewikkeld, moeilijk en tijdrovend zijn. Verschillende stappen moeten worden gevolgd bij het overschakelen naar een database. De projectleider moet het doel van de database bepalen en alle informatie verzamelen die moet worden georganiseerd. De databaseontwerper moet de benodigde tabellen maken die de informatie verdelen, de primaire sleutels opgeven, tabelrelaties instellen, het ontwerp verfijnen en normalisatieregels toepassen die voorkomen dat overtollige informatie op meerdere plaatsen wordt bijgehouden. Afhankelijk van het vaardigheidsniveau kan het ontwerpen van de database enkele dagen tot meerdere weken duren.
Technische problemen
Af en toe kan de database fouten tegenkomen die vrijwel alle informatie in de database beschadigen. In tegenstelling tot papieren bestanden kan het een domino-effect hebben als er een fout in de database wordt gemaakt. Kleine misrekeningen kunnen ertoe leiden dat het systeem grondig moet worden herzien. Regelmatige back-ups zijn van cruciaal belang om de kans op schade te beperken.
Duur
Het omzetten naar een database kan erg duur zijn. De bedrijfseigenaar zal verschillende kosten maken. Hoe ingewikkelder het databaseontwerp, hoe meer het gaat kosten. Het bedrijf moet het softwarepakket aanschaffen dat maximale flexibiliteit biedt voor een op maat gemaakte database en groei mogelijk maakt. In veel gevallen moet de bedrijfseigenaar een professional inhuren om ervoor te zorgen dat de klus correct wordt gedaan. Ze moet voldoende investeren in de planning van de structuur van de database om de beste prestaties te garanderen.
Training vereist
Converteren naar een database betekent dat de bedrijfseigenaar werknemers moet trainen om de nieuwe software te gebruiken. Medewerkers moeten tijd vrijmaken van hun normale functies om getraind te worden. De ondernemer kan ook instructeurs inhuren om de trainingslessen te leiden. Sommige werknemers kunnen resistent zijn tegen de nieuwe technologie. Trainingssessies kunnen enkele uren tot meerdere dagen duren en de volledige acceptatie van de technologie kan veel langer duren dan dat. Afhankelijk van hoe lang het duurt voordat medewerkers leren navigeren op het systeem, kan training en adoptie de productiviteit vertragen.
