Elk bedrijf en elke persoon die met het publiek samenwerkt, moet op een bepaald moment met het publiek communiceren. Maar het is niet ideaal voor een partij om zijn bronnen te verdelen over zijn primaire bedrijf en die business aan de wereld uit te leggen - dat is waar public relations-bureaus komen. Elke pr-bureau dat zijn zout waard is, zal een verscheidenheid aan methoden gebruiken om een effectief gezicht en stem te worden. voor de klant die het vertegenwoordigt.
Op dezelfde pagina als de klant komen
Voordat een PR-bureau het bericht namens een klant kan uitsturen, moet het weten wat dat bericht is. PR-vertegenwoordigers zitten aan het begin van een relatie met hun klanten om alles te weten te komen over hun activiteiten. Voor bedrijven omvat die informatie hun algemene missieverklaring, producten, diensten en hoe ze deze op de markt brengen. Voor openbare figuren omvat dit informatie over de professionele projecten van de persoon, evenals persoonlijke details van het leven die van invloed kunnen zijn op de publieke opinie. Voor alle klanten stelt het bureau een protocol op voor het uitwisselen van informatie, zodat het nooit een kans mist om nieuwe ontwikkelingen aan het publiek te presenteren.
Persberichten schrijven
Het basisproduct dat uit PR-bureaus komt, is het persbericht, informatie over het bedrijf dat wordt uitgegeven aan persbureaus voor publicatie. Persbureaus willen graag persberichten, vooral op trage nieuwsdagen, omdat het minder werk betekent om ruimte in de krant in te vullen. De kanttekening is dat het persbericht weinig bewerkingswijzigingen vereist - anders zullen nieuwsredacteuren geen kostbare tijd willen verspillen aan waarschijnlijk niet-essentiële informatie. Een manier om de kwaliteit van een PR-bureau te peilen, is door te vragen om voorbeelden van het persbericht en deze te controleren op de richtlijnen van de Associated Press-stijl. Als de releases nauwelijks te onderscheiden zijn van echte nieuwsartikelen, en je loopt nog steeds weg met een positieve indruk van de organisatie die in de release vertegenwoordigd is, heeft het bureau zijn werk goed gedaan. Maar in tegenstelling tot een echt nieuwsartikel, is het niet belangrijk dat een persbericht nauwkeurige citaten bevat. De public relations-schrijver maakt vaak offertes, maar alleen namens klanten, en vraagt goedkeuring aan de klant voordat dat persbericht naar persbureaus wordt gestuurd.
Relaties aangaan met nieuwsagentschappen
PR-bureaus moeten een lijst bijhouden van persbureaus waarnaar zij persberichten sturen. Maar, belangrijker, relaties met public relations leggen sprekende relaties aan met journalisten die informatie zoeken over een cliënt voor een artikel. PR-professionals zijn de toegangspoort tot alle informatie die afkomstig is van de organisatie die zij vertegenwoordigen. Dat betekent dat een PR-bureau het eerste contact van de journalist zal zijn voor informatie over de klant. Het bureau zal dan optreden als woordvoerder van de klant of de journalist in contact brengen met de juiste persoon binnen de klantorganisatie. Soms treedt een medewerker van het bureau op als een derde partij in een interview om vragen en antwoorden in positieve richting te sturen.
Managing Social Media Presence
Met de ontwikkeling van sociale media is de rol van PR-professionals uitgebreid met de online vertegenwoordiging van klanten. Als een klant een blog-, Facebook- of Twitter-profiel heeft, zou het PR-bureau er toegang toe moeten hebben; als de klant er geen heeft, moet het bureau er een opzetten. In tegenstelling tot persberichten is aanwezigheid op sociale media rechtstreeks voor het publiek. Het gevolg is dat het bureau zich geen zorgen hoeft te maken over het volgen van het nieuwsformaat of dat het vooringenomen is in naam van de klant, omdat niemand van een publiek persoon of bedrijf verwacht dat het zijn eigen toeter niet laat kloppen. Net als plichten van woordvoerders of citaten in persberichten moeten updates van sociale media worden geschreven alsof de informatie direct van de klant is, in tegenstelling tot het perspectief van een ingehuurde derde partij.
