Een Management Information System of MIS wordt door bedrijven gebruikt om informatie te verzamelen, samen te stellen en te analyseren. Tegenwoordig is een MIS sterk geïntegreerd in de computersystemen van een bedrijf, meestal met databases met enorme hoeveelheden gegevens. Hoewel het type informatie dat wordt gebruikt kan variëren van bedrijf tot bedrijf en zelfs tussen afdelingen, is de rol van managementinformatiesystemen vrijwel altijd hetzelfde: het verbeteren van operaties, strategieën en besluitvorming.
De rol van MIS vandaag
De hoeveelheid informatie die beschikbaar is voor elk bedrijf van vandaag kan overweldigend zijn. Hoe deze informatie wordt beheerd en dus wordt gebruikt voor betere beslissingen hangt af van de doelen en doelstellingen van uw bedrijf. Net zoals geen twee mensen hun mobiele telefoon gebruiken voor dezelfde dingen, gebruiken geen twee bedrijven MIS op dezelfde manier. Om de functies van managementinformatiesystemen in een organisatie te begrijpen, kunt u deze het best op vier verschillende niveaus bekijken: transacties, bewerkingen, management en strategie.
De rol van MIS in transacties
Informatiemanagement begint op transactieniveau, waar de informatie wordt verzameld en opgeslagen. Dit betekent dat u beslist welke informatie belangrijk genoeg is om te worden verzameld en opgeslagen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld kleding online verkoopt, registreert u waarschijnlijk klantgegevens, zoals namen, adressen en aankoopgeschiedenis. Zodra deze informatie is samengesteld, krijgt u inzicht in de demografische gegevens en voorkeuren van uw klanten. Als u echter ook items hebt vastgelegd waarnaar ze hebben gezocht, items die ze gedurende meer dan een paar seconden hebben bekeken en items die ze uit hun winkelwagentjes hebben verwijderd, zou u veel meer informatie hebben die u zou kunnen vertellen hoe u uw verkoop kunt verbeteren.
Zelfs op transactieniveau kan een MIS een vitale rol spelen in uw organisatie. Stel dat een klant belt om naar een artikel te vragen.Als de medewerker van de klantenservice de transactiegeschiedenis van de klant bij de hand heeft, kan hij of zij gemakkelijker helpen door onmiddellijk de naam, de aankoopgeschiedenis en de retourgeschiedenis van de klant te kennen. Als de klant weet of de klant belt vanuit New York of Los Angeles, kan hij gemakkelijker voorspellen hoelang het duurt voordat een object wordt verzonden.
MIS in Operations and Management
Nauwkeurige en tijdige informatie kan alle activiteiten in een bedrijf helpen betere beslissingen te nemen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Omdat hij precies weet hoeveel bestellingen zijn geplaatst, weet de productieafdeling hoeveel werk ze vandaag moeten doen.
Informatie op operationeel niveau gaat vaak hand in hand met betere managementbeslissingen. Als de magazijnmanager bijvoorbeeld weet dat 500 klanten een artikel hebben gereserveerd dat op vrijdag moet arriveren, kan hij besluiten om op zaterdag enkele werknemers te laten komen om de werklast van maandag te verminderen. Tegelijkertijd zal de boekhoudafdeling weten dat er een instroom van contanten zal zijn wanneer de creditcardorders van maandag allemaal worden verwerkt. De marketingafdeling kan bepalen welke advertentiecampagnes verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van die bestellingen en welke opnieuw moeten worden gebruikt.
De rol van MIS in bedrijfsstrategie
Een goed geoptimaliseerd managementinformatiesysteem kan verder gaan dan alleen operationele en managementbeslissingen. Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u de aankopen van het afgelopen jaar bekijken om te bepalen welke markten u vervolgens wilt verkennen. Stel dat uw winkelwebsite oorspronkelijk jurken en andere kleding verkocht, en vorig jaar begon u schoenen aan te bieden met een goede winstmarge. Tegenwoordig zijn jurken echter verantwoordelijk voor zeer weinig verkopen en een hoog percentage rendement. De verkoop van schoenen is gestaag toegenomen. Tegelijkertijd hebben uw webontwikkelaars erop gewezen dat 'handtassen' en 'riemen' nu de populairste zoekitems op uw website zijn. Op basis van deze informatie beschikt u over de informatie die u nodig hebt om jurken uit te faseren en deze gewilde accessoires aan uw klanten te gaan aanbieden.
