Een aanbestedingsdocument is een aanbod om producten of diensten te leveren of om werkzaamheden tegen een opgegeven prijs en onder de vermelde voorwaarden uit te voeren. Als u producten levert aan andere bedrijven of aan de publieke sector, is het proces van het indienen van een aanbesteding in concurrentie met andere bedrijven gebruikelijk. In wezen is een aanbestedingsdocument een brief waarin wordt uitgelegd hoe u zou voldoen aan de verwachtingen van uw klant en waarom u de beste bent om het te doen. Door een offerte te schrijven, kunt u uw doelstellingen, sterke en zwakke punten verbeteren en uw profiel met uw klant vergroten.
De gevraagde informatie
Een aanbestedingsdocument behandelt verschillende verwachtingen van een potentiële klant, te beginnen met het doel van uw bod. U moet uw inloggegevens omschrijven en eerdere ervaringen beschrijven. Een casestudy van succesvol werk uitgevoerd voor een andere cliënt heeft de neiging overtuigend te zijn. Leg uit hoe u de dienst of het product levert, waarbij u de processen van uw bedrijf en de menselijke en technische middelen die nodig zijn voor uitvoering, verwoorden. Geef een tijdlijn met deliverables en beschrijf hoe het project zal worden beheerd. Identificeer risico's of potentiële problemen die de implementatie kunnen vertragen of belemmeren. Geef details over uw prijsstructuur en over de nazorgoverwegingen. Potentiële klanten willen ook weten wat de vaardigheden en ervaring van uw team zijn. Stel ten slotte een begeleidende brief samen, waarin het punt van de aanbesteding wordt samengevat, evenals de structuur ervan.
Een teamreactie
Zodra u weet wat er in een tender wordt verwacht, organiseert u een team om de verschillende secties aan te pakken en het schrijfproces te beheren. In zekere zin schrijft u een verkort businessplan voor een specifiek product of een specifieke dienst. Zoek uit wie verantwoordelijk is voor het onderzoeken en verzamelen van de vereiste informatie. Misschien moet iemand de verschillende materialen coördineren die u of een schrijver helpen bij het opstellen van het aanbestedingsdocument. Als iets over de aanbesteding onduidelijk is, bel of ontmoet u de klant en stelt u vragen. Over het algemeen willen klanten niets liever dan ideeën bijdragen aan uw proces om in te spelen op hun behoeften.
Plannen en schrijven om te winnen
Kennis van manieren waarop u uzelf van concurrenten kunt onderscheiden, kan u helpen om een succesvol aanbestedingsdocument te schrijven. Bedenk nieuwe ideeën om de bezorgdheid van een potentiële klant weg te nemen over de producten en diensten die u aanbiedt. Als hij zich zorgen maakt over het onderhoud van een product, zoek dan een oplossing die die zorgen oplost. Over het algemeen willen klanten waar voor hun geld, dus de prijsbepaling is niet de enige bepalende factor voor wie wegloopt met het bedrijf. Zoek uit wat u kunt bieden dat uw concurrenten niet kunnen, zoals een verbetering van de service, minder risico's, grotere betrouwbaarheid of betere kwaliteit. Behalve dat u aandacht besteedt aan wat de klant wil, kunt u een nuttig idee toevoegen.
Tips voor samenstelling
Een slecht geschreven en gepresenteerd document kan zelfs de beste offertes dwarsbomen. Houd het document zakelijk, met behulp van korte krachtige zinnen en paragrafen. Kogelpunten en koppen kunnen helpen om het document te segmenteren. Zorg ervoor dat alle elementen van het document, zoals cv's van teamleden, gestandaardiseerd zijn. Het lettertype moet tijdens de hele inschrijving uniform zijn. Laat een redacteur het document herzien en herzien, en breng dan een proeflezer binnen om te kammen voor typefouten en weglatingen. Neem een inhoudsopgave op zodat de lezer door het document kan bladeren en bepaalde secties gemakkelijk kan vinden.
