Het aanvragen van goedkeuring voor een project of een grote aankoop kan zenuwslopend en frustrerend zijn. Met de juiste formulering en houding heb je echter meer kans om het startsein te geven dat je nodig hebt. Onderzoek is ook belangrijk: je moet precies weten wat je nodig hebt, weten wat de impact op je bedrijf zal zijn en het kunnen uitleggen in termen die je baas kan begrijpen. Een specifieke en goed geschreven aanvraagbrief kan een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van uw idee of project.
Onderzoek uw voorstel
De eerste stap in een goedkeuringsproces is onderzoeken wat u nodig hebt. Als u om een nieuw bedrijfsvoertuig vraagt, onderzoek dan precies wat voor soort voertuig u wilt, hoeveel het gaat kosten en hoe het past bij de behoeften van het bedrijf. Maak geen algemene verklaring over wat u wilt goedkeuren. De ontvanger van uw brief zal eerder in uw voordeel beslissen als het in uw brief duidelijk is dat u zich hebt ingespannen om erachter te komen wat het beste is voor het bedrijf. Wat nog belangrijker is, hoe specifieker u bent, des te waarschijnlijker is het dat zij zich comfortabel voelt om u goedkeuring te geven voor een project of aankoop, omdat zij precies weet wat u gaat doen na de goedkeuring.
Formatteer de brief correct
Begin met het aanspreken van je baas op naam en titel (bijvoorbeeld vice-president Smith). Als je toevallig niet weet wie de brief gaat lezen, adresseer dan de brief naar de titel van de persoon (bijvoorbeeld "Geachte commissaris.") Personalisatie is echter belangrijk, dus doe je best om de naam en juiste titel van de persoon te achterhalen.. U kunt dit vaak vinden op de website van de organisatie of door de telefoon op te nemen en om de naam van de persoon te vragen.
Voer vervolgens de aankoop of het voorstel in dat u wilt laten goedkeuren. Probeer dit in de eerste zin van uw brief te doen. Dit zal de lezer in staat stellen om een duidelijk idee te hebben van wat je voorstelt en haar context te geven voor de rest van de brief. Dit laat haar ook weten dat je precies weet wat je wilt.
Voorbeeld:
Geachte supervisor Cunningham,
De Castle Rock High School-fanfare heeft nieuwe uniformen nodig.
Geef gedetailleerde voorbeelden
Leg vervolgens uit waarom de actie die u voorstelt moet worden genomen. Zelfs als het voor de hand lijkt te liggen waarom een aankoop nodig is, leg dan de redenering erachter in detail uit. Als de ontvanger van uw brief geen goede reden ziet voor de actie die in de brief wordt voorgesteld, mislukt deze. Er zijn maar een paar zinnen voor nodig om dit te doen.
Voorbeeld:
We hebben voor het laatst uniformen gekocht in 1992 en de huidige collectie is erg versleten en ragged.
Ga door met het vermelden van alle redenen waarom het voorstel voordelig zou zijn voor uw bedrijf.Het gaat over wat uw werk voor het bedrijf gaat doen, niet over waarom u persoonlijk denkt dat het voorstel belangrijk is.
Voorbeeld:
De fanfare vertegenwoordigt onze school in parades, voetbalwedstrijden en andere gemeenschapsbijeenkomsten. Nieuwe uniformen zouden onze school in een veel positiever licht plaatsen.
We moeten nu elk jaar een kleermaker betalen voor duizenden dollars om onze oude uniformen te behouden. Nieuwe zouden deze kosten elimineren.
Het hebben van nieuwe moderne uniformen zou het moreel van de hele band enorm vergroten, wat over het algemeen resulteert in hogere cijfers voor alle studenten.
Afsluiten met waardevolle informatie
Sluit uw brief af met uw naam, e-mailadres en telefoonnummer en nodig de lezer uit om contact met u op te nemen met vragen over de brief of het voorstel. Noteer indien van toepassing ook de datum waarop u hoopt dat u een antwoord op uw aanvraag zult hebben. Als u klaar bent met de brief, mag deze niet langer zijn dan één pagina, tenzij u een goede reden hebt om door te gaan naar een tweede pagina (zoals een zeer complex voorstel dat langdurige uitleg vereist of een lange lijst met redenen waarom uw verzoek zou gunstig zijn).
Voorbeeld:
Als je vragen hebt, ben ik blij om je op elk moment te kunnen ontmoeten.
Dank je,
Ben Warren, directeur, [email protected] 555-1234
Laatste tips
Schrijf altijd op een respectvolle en formele manier. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "Het zou geweldig zijn voor het bedrijf als we een paar nieuwe printers zouden kunnen kopen", iets schrijven als: "Als het bedrijf vijf nieuwe printers zou kopen, zou het profiteren van Voorbeeld Corp omdat …" Als dit nog niet is vereist, overweeg dan om uw brief af te drukken en met de hand af te leveren in plaats van deze naar uw ontvanger te e-mailen. Het zal aantonen dat u echt om uw voorstel geeft en het waarschijnlijker maakt dat hij zich herinnert om tijdig op de brief te reageren.
Houd er rekening mee dat een goed geschreven goedkeuringsbrief u mogelijk nergens brengt - uw ontvanger kan besluiten dat het voorstel zelf het probleem is. In dat geval moet je een heel nieuw idee verzinnen of je tijd afwachten totdat je het opnieuw kunt proberen.
