Een functioneringsgesprek is een document bedoeld om medewerkers te beoordelen hoe goed ze hun taken uitvoeren. De beoordeling moet worden geschreven met concrete voorbeelden om uw werknemers te helpen wanneer er verbetering nodig is en om hen te complimenteren wanneer de prestaties gelijk zijn aan, of hoger dan, uw verwachtingen als werkgever. Het schrijven van een positieve beoordeling is een effectieve manier om de uitstekende prestaties van een medewerker te documenteren en een blijvend hoog niveau van werk aan te moedigen.
Beoordeel de prestaties van uw werknemers op basis van een duty-by-duty-analyse met behulp van slecht, voldoende, boven bevredigend en uitstekend om uw medewerker een visuele weergave van het succes bij elke taak te geven. Schrijf voor elke taak specifieke voorbeelden die uw beoordeling illustreren. Als een medewerker als uitmuntend beoordeeld is, verwijzen we naar specifieke voorbeelden van werkproducten waarvoor dit is aangetoond.
Verwijzen naar de normen die u hebt geschetst voor uw werknemer op het moment van huren. Als u de prestaties minder dan bevredigend beoordeelt, geeft u een plan op dat uw werknemer kan volgen en dat helpt om aan uw verwachtingen te voldoen. Neem een specifiek tijdsbestek op waarin u verbetering wilt zien. Leg voor excellente medewerkers uit hoe u de taken goed kunt blijven uitvoeren en bied aanvullende verantwoordelijkheden die de werknemer helpen bij het doorgroeien in de organisatie.
Gebruik meetbaar gedrag en niet veel bijvoeglijke naamwoorden. In plaats van te schrijven, "Joe is een harde werker", schrijf "Joe sloot vijf grote verkopen gedurende een periode van drie maanden terwijl hij zijn verkoopteam aanstuurde." Wees ook eerlijk in uw beoordeling. Schrijf niet dat u geen mogelijke gebieden ziet waar een werknemer kan verbeteren. Zelfs een uitstekende medewerker kan uitblinken op manieren die niet in de beoordeling zijn vermeld.
Sluit uw prestatiebeoordeling af met een samenvatting van de informatie die u hebt besproken en de acties die zijn ondernomen met betrekking tot de beoordeling, zoals tijdsbestek voor verbetering en vastgestelde doelen. Schrijf voor een uitstekende beoordeling suggesties voor andere wegen binnen het bedrijf waar uw werknemer naar kan streven.
Maak kennis met uw medewerker om de beoordeling te beheren. Leg de beoordeling uit en sta toe dat uw werknemer ernaar kijkt. Maak tijd vrij voor vragen, onderteken het en laat uw werknemer hetzelfde doen. Houd de beoordeling van de prestaties in het dossier van de medewerker bij de volgende beoordeling ter vergelijking bij.
