Beeld telt voor fotografiebedrijven, dus het aanbieden van gemakkelijk leesbare, goed gedocumenteerde facturen krijgt meer belang. Ze versterken uw professionaliteit en vergemakkelijken, indien georganiseerd en accuraat, het goedkeuringsproces van de klant. Er bestaat geen officieel formaat en u kunt het uwe aanpassen aan verschillende taken. De belangrijkste elementen horen echter op elke fotografiefactuur, ongeacht de lay-out. Met inbegrip van deze beschermt u en uw klanten en maakt uw boekhouding efficiënter.
Creëer de koers
Een van de belangrijkste woorden om te factureren is 'Factuur', dat Hallmark Institute of Photography aanbeveelt bovenaan de pagina te plaatsen, zodat het niet wordt over het hoofd gezien in de andere e-mail van de klant. Voeg uw logo toe voor herkenning. Om betaald te worden, vermeldt u uw bedrijfsnaam, werkgeversidentificatienummer of EIN en contactgegevens zoals: adres, telefoonnummers, e-mail en website.
Voeg transactie-identificaties toe
Uw factuur moet het bestelnummer, de naam en de datum van de klant vermelden. Nummer uw facturen en eenvoudiger tracking en vermijd verwarring. Uw nummeringssysteem kan een volgnummer toewijzen aan een klantcode of op datum zijn gebaseerd. Een andere trackingtool, het taaknummer dat u aan het project hebt toegewezen, hoort in deze sectie. Noteer de vervaldatum en uw betalingsbeleid, zoals "betaalbaar bij ontvangst" of "saldo bij ontvangst van afbeeldingen" en eventuele kortingen voor vervroegde betaling.
Algemene licentievoorwaarden
Fotografen bezitten hun afbeeldingen. Voeg een sectie toe die het gebruiksrechten en eigendom van afbeeldingen die u aan de klant verleent omdat deze licenties en creatieve kosten kunnen veroorzaken. De American Society of Media Photographers beveelt het gebruik van Picture Licensing Universal System - PLUS - taal- en categorievolgorde aan voor een boilerplate, of verklaring, die mediapermissies, de vereiste woordstroom van fotokrediet en de rechten die worden gekocht, omvat. Gebruik voor eenvoudiger toewijzingen een zinsnede als "Reclame, publiciteit en zakelijk gebruik van 40 afbeeldingen voor altijd".
Detailuitgaven
Het vlees van uw factuur is de gedetailleerde beschrijving van het werk en uw kosten. De toewijzingsbeschrijving, die deze sectie leidt, behandelt specifieke zaken zoals opnamelocatie, gefotografeerde onderwerpen, aantal afbeeldingen en speciale vereisten. De beschrijving voor een fotografie-sessie met een bedrijfsbrochure kan bijvoorbeeld luiden: "Driedaagse opnamen van faciliteiten en medewerkers in het Racine, Wisconsin, complex voor 40 portretafbeeldingen die in digitale vorm moeten worden afgeleverd. Cliënt heeft releases, rekwisieten en haar / make-up geleverd en garderobe-styling."
De volgorde waarin u uitgaven voor vergoeding opsomt, moet overeenkomen met die gebruikt in uw schatting. De kosten van reizen, benodigdheden, verhuur en elke ingehuurde persoon om mee te helpen aan de shoot gaan in dit gedeelte, evenals voorbereidingskosten voor digitale bestanden, cd's en webgallerij of bewijzen. Aparte vergoedingen van onkosten en erkenning van alle betalingen en ontvangen credits tot nu toe. WonderfulMachine suggereert deze bestelling voor uw betalingsoverzicht.
honoraria:
- Licentiekosten, creatieve en personeelskosten die afzonderlijk worden vermeld met de toepasselijke kosten per dag
- bewijzen
- Beelden verwerkt voor reproductie en per beeld vergoeding
kosten:
- Personeel
- uitrusting
- Vliegen
- logies
- catering
- Autoverhuur
- Maaltijden en Misc. Uitgaven totaal
Bevestig ontvangsten
Het organiseren van uw bonnen per uitgavencategorie vermindert de tijd die een klant nodig heeft om uw factuur goed te keuren en te betalen. Bewaar uw originele bonnen en lever kopieën ter ondersteuning van uw factuur. Overweeg elke groep ontvangsten te scannen om een .pdf-document te maken dat u vervolgens voor de duidelijkheid kunt bewerken. Voeg een titel toe, markeer de categorie uitgaven totaal en herhaal het paginatotaal als een voetnoot in de rechter benedenhoek. Maak een lijst van uitgaven zonder kwitanties, zoals kilometers en tips, op een klein kasregister en scan dat. Uw klant kan vervolgens het ontvangsttotaal voor apparatuurverhuur vergelijken met dat regelitem op de factuur.
