Als uw ambities de Amerikaanse grenzen overschrijden, is een uitdaging waarmee u uiteindelijk te maken krijgt, te leren hoe u kunt voldoen aan de wettelijke en belastingstelsels van andere landen. Een groot aantal landen rekent bijvoorbeeld een vorm van belasting over de toegevoegde waarde, of btw, op goederen en diensten die daar worden verkocht. Als u zaken gaat doen in een of meer van die landen, moet u leren hoe u een btw-bon kunt maken en hoe u deze kunt beheren in uw eigen activiteiten.
BTW-regels voor Amerikaanse bedrijven
De btw is slechts een omzetbelasting, maar het werkt niet helemaal zoals u thuis in Amerika gewend bent. BTW is een universele belasting die van toepassing is op de meeste goederen of diensten die u koopt of verkoopt. Het grote verschil is dat het in rekening wordt gebracht door de hele supply chain in tegenstelling tot de tijd van de definitieve verkoop, dus de inkomsten bereiken de handen van de corresponderende overheid vanaf de eerste stap in de keten.
U betaalt de btw op uw materialen en laadt deze vervolgens opnieuw op aan uw klanten. Uiteindelijk moet u uw uitstaande btw-bedragen overmaken aan de betreffende overheid en een terugbetaling eisen van de btw die u voor veel van uw aankopen hebt betaald.
Registreren om de btw te incasseren
Als u consequent zaken gaat doen in een land van de Europese Unie of een ander land met een btw - en vooral als u van plan bent om daar fysiek aanwezig te zijn - moet u zich als verkoper bij de lokale belastingdienst registreren. Dit kan een niet-triviaal proces zijn en u zou het verstandig vinden om een adviesbureau in te huren om u door het bureaucratische doolhof te leiden.
Het eindresultaat is dat u een btw-nummer krijgt dat op een btw-factuur of btw-factuur moet staan. U hebt deze nodig om belastingen te innen en te heffen op de producten die u verkoopt en in sommige gevallen om vergoeding te vragen voor de bedragen die u heeft betaald.
Een btw-factuur instellen
Een goed compliant btw-factuur of -kwitantie volgt waarschijnlijk hetzelfde patroon als uw bestaande in de meeste details. U moet nog steeds de datum op de factuur vermelden, samen met uw volledige bedrijfsnaam en -locatie, de producten of services die worden verkocht en de volledige bedrijfsnaam en locatie van de klant. Naast deze basisgegevens, moet u ook uw btw-nummer, de eenheidsprijs exclusief btw, het btw-percentage en de totale verschuldigde btw vermelden.
Het is een eenmalige installatie van uw factureringssoftware en als u een lokale consultant gebruikt om u door het btw-proces te begeleiden, kunt u onderhandelen om dit in de kosten te laten opnemen. Naderhand moet u natuurlijk periodiek bijwerken naarmate het btw-tarief of de wettelijke vereisten veranderen.
Collect and Remit
Wanneer de factuur is betaald, geeft u uw klant een ontvangstbewijs af dat aan dezelfde btw-vereisten voldoet als de originele factuur, maar waarin wordt aangegeven wanneer de bedragen zijn betaald en welke kortingen of eventuele late kosten zijn toegepast. De btw-bedragen die u verzamelt, worden bijgehouden in een afzonderlijke account in uw boekhoudsoftware en periodiek worden ze aan de lokale belastingdienst doorgegeven onder uw unieke btw-nummer.
Als u ooit wordt gecontroleerd op naleving van de btw, moet u aantonen dat:
- U hebt BTW geïnd op alle toepasselijke transacties.
- U heeft btw in de juiste bedragen in rekening gebracht.
- U heeft het volledige btw-bedrag dat u voor de rapportageperiode heeft verzameld, kwijtgescholden.
Geld terugkrijgen
Voor het belang van uw winstmarge is het belangrijk om te onthouden dat uw rol voornamelijk is om de btw te innen. Het zou alleen een daadwerkelijke uitgave van uw kant moeten zijn als u de eindgebruiker bent van het product of de dienst die u hebt gekocht. Anders hebt u recht op een terugbetaling.
Er is voldoende officiële en onofficiële informatie over hoe dit proces in een bepaald btw-land kan worden aangepakt, of in sommige gevallen kan het worden geautomatiseerd via uw software of een extern adviesbureau. Verwacht niet dat je geld snel wordt terugbetaald. Het proces is omslachtig en belastingafdelingen zijn altijd op hun hoede voor mogelijke fraude, dus het kan enige tijd duren voordat teruggaven in uw handen komen.
