Vergaderingen kunnen mislukken zonder een goede planning, zelfs met een duidelijk doel en geschikte deelnemers. Als u een agenda gebruikt om een vergadering te plannen, kan de bijeenkomst soepel en effectief de belangrijkste kwesties of onderwerpen aanpakken. Door vooruit te plannen, krijgen de aanwezigen kennis van wat ze kunnen verwachten, tijd om zich voor te bereiden en een volgorde waarin dingen worden besproken. Een andere reden dat agenda's populair zijn, is dat ze iedereen tijd besparen.
Wat is een agenda?
Simpel gezegd, een agenda is een lijst of een plan. Deze lijst bevat onderwerpen en problemen of problemen die tijdens een vergadering zullen worden besproken. Er zijn verschillende agenda-indelingen; het doel en het type vergadering bepalen welk agenda-formaat moet worden gebruikt. Typen agenda's die doorgaans worden gebruikt, zijn onder meer informeel, formeel, geprioriteerd en getimed. Als u zich vertrouwd maakt met elk agenda-format, kunt u effectief het juiste type kiezen voor uw behoeften.
Informeel en formeel
Een informele agenda verwijst in feite naar een informele lijst van items die tijdens een vergadering zullen worden besproken en vaak op het laatste moment worden samengegooid. Een formele agenda volgt meer op een formaat. Dit formaat bevat het type vergadering, geeft de facilitator voor vergaderingen weer en geeft een lijst van alle aanwezigen. De agenda volgt vervolgens een specifieke volgorde: oproep tot bestelling, hoofdelijke oproep, notulen van de laatste vergadering, openstaande kwesties, nieuwe contracten en verdaging.
Prioritized en Timed
Geaggregeerde agenda's volgen een prioriteitssysteem. Items krijgen een bestelling volgens het belang voor de groep. De onderwerpen worden vervolgens in deze volgorde besproken. Tijdagenda's verwijzen naar het gebruik van een vaste tijdslijn voor de vergadering - meestal wordt een tijdwachter toegewezen om te helpen bij de taak. In dit formaat zou de agenda met tijdsintervallen worden opgesteld. Bijvoorbeeld: 9: 30-9: 35: socialiseren / warming-up, 9: 35-9: 40: doel van bekijken en gewenste uitkomst, 9: 40-9: 50: notulen van de laatste vergadering bespreken.
Bottom Line
Aarzel niet om te vragen om input van andere deelnemers bij het opstellen van een agenda. Deelnemers kunnen waardevolle inzichten verschaffen over welke onderwerpen of kwesties moeten worden besproken. Het hebben van de juiste deelnemers is de sleutel tot een goed geplande en succesvolle vergadering. Alle agenda's moeten het doel van de sessie bevatten; duidelijke gewenste resultaten hebben; classificeer agendapunten als informatie-uitwisseling of informatieverwerking; en eindigen met een topic-wrap-up en een bespreking van de volgende stappen.
