Voordeel organiseren kost veel tijd, maar het is een zeer bevredigende prestatie als het voordeel succesvol is. Maar voordat u iets van plan bent, bepaalt u het soort voordeel dat u wilt organiseren. Als je een stille veiling doet, heb je geschonken kunstwerken nodig; Als het om een muziekgerelateerde gebeurtenis gaat, moet iemand contact opnemen met topartiesten uit de regio, die meestal twee tot drie maanden van tevoren boeken. Elke keuze roept verschillende logistieke problemen op.
Voorlopige planning
Bepaal hoeveel vrijwilligers vereist zijn. De getallen vermenigvuldigen zich exponentieel als u een gala plant met uitgebreide maaltijden en drankjes, die opnieuw moeten worden opgezet, onderhouden en uitgesplitst.
Kies een locatie. Houd rekening met factoren die de aanwezigheid beïnvloeden, zoals de nabijheid van het openbaar vervoer. Maak een korte lijst met drie of vier keuzes.
Bepaal hoeveel geld wordt opgehaald en hoe het doel wordt bereikt.
De details delegeren
Krijg verplichtingen van de gekozen locatie en alle deelnemende artiesten. Hoe ingewikkelder de gebeurtenis, hoe verder je moet plannen; twee tot zes maanden is de norm.
Rekruteer een commissie van vrienden, collega's en zakelijke kennissen om verschillende aspecten van het evenement te behandelen. Plan wekelijkse vergaderingen om de planning bij te houden en eventuele last-minute problemen op te lossen.
Zoek sponsors om de kosten te helpen absorberen die aan het voordeel zijn verbonden, van deurprijzen tot voedsel- en PA-systemen. De meeste sponsors ruilen diensten in ruil voor een promotie.
Probeer de samenstelling van je commissie, sponsor en locatie in de eerste maanden van organiseren te regelen. Ga op zoek naar vrijwilligers.
Het Woord eruit krijgen
Benader perscontacten over het doen van een voorschot op het voordeel. Als de ruimte niet beschikbaar is, wees dan bereid om een persbericht van een halve pagina in te dienen waarin de details staan. Check in een live externe uitzending vanaf de evenementensite met uw lokale radiostation.
Bereid gepast presentatiemateriaal, waaronder flyers, handbonnen en posters, voor vrijwilligers om flauw te vallen of om op te hangen. Zorg ervoor dat ze weten waar ze flyers en posters legaal kunnen plakken.
Zet een website op om vragen over het voordeel te beantwoorden. Belangrijke sponsors opnemen, de evenementenopstelling en activiteiten, en hoe de fondsenwerving er aan komt.
Nadenken over succes
Ga na het evenement met uw commissie zitten om te bespreken wat wel of niet werkte. Volg het met je sponsors en ontvang hun feedback.
Verstuur kaarten of een samenvatting om vrijwilligers te bedanken.
Plaats de fijne details op de website, inclusief hoeveel geld is opgehaald, hoe de begunstigde het heeft gedaan en - als je een lopend evenement hebt gemaakt - details die toekomstige vrijwilligers en sponsors moeten weten in hun voorbereidingen voor volgend jaar.
