Of u nu een galerij beheert of uw eigen kunst verkoopt, een factuur kan uw laatste relatie met een koper zijn. Als u een indeling kiest die overeenkomt met uw briefhoofd en uw merkimago ondersteunt, worden uw facturen omgezet in marketingtools die een goede indruk achterlaten. U kunt sjablonen in tekstverwerking en speciale factureringssoftware aanpassen of uw eigen sjablonen maken. Uw lay-out moet echter resulteren in een schoon, gemakkelijk leesbaar document dat gerelateerde informatie groepeert.
Maak nummeringssystemen
Ontwikkel een job- of projectnummeringsysteem om klantinformatie te ordenen, uitgaven te volgen en werk te identificeren dat is verzonden naar printers, framewinkels en andere leveranciers namens uw klanten. Creative Public beveelt een systeem aan dat een aantal en een korte beschrijving bevat. 15-003-05-Ceramic-Smith, zou bijvoorbeeld het derde project kunnen zijn dat u in mei 2015 had voor een klant met de naam Smith. Onder dit systeem zou je 15-067-09-ArtFest toewijzen aan je 67e project in september 2015.
Maak een afzonderlijk nummeringssysteem om uw facturen te identificeren. Het nummeren van facturen maakt belastingaangifte aan het eind van het jaar en het volgen van betalingen eenvoudiger en geeft de klantadministratie-afdelingen de benodigde referentienummers. Kies een jaargetallencombinatie zoals gesuggereerd door Smashing Magazine, zoals 2015015 voor de 15e factuur geschreven in 2015, of een klantreferentie plus een volgnummer voor die klant, zoals TA025, voor het 25e project van Time Advertising met u.
Wijs een opdrachtnummer en een factuurnummer toe voor het werk dat u wilt factureren.
Bereid de koers voor
Typ boven aan de pagina het woord 'FACTUUR' als uw sjabloon dit nog niet heeft.
Groepeer uw logo, galerij / studiolaam of uw naam en adres, plus belangrijke contactinformatie zoals uw telefoonnummer, e-mailadres en website-URL samen in één sectie.
Voer de gegevens van uw klant in, waaronder de bedrijfsnaam, de naam van de persoon die het werk heeft gekocht, evenals hun adres en telefoonnummers.
Voer transactiegegevens in
Wijs één sectie in de bovenste helft van de pagina toe om de datum, het factuurnummer, het klantaankoopnummer, indien beschikbaar, en het taaknummer dat u aan het werk hebt toegewezen te noteren
Voeg het verschuldigde bedrag en uw betalingsvoorwaarden toe, zoals 'Te betalen bedrag' of 'ingelijst canvas geleverd na ontvangst van de betaling', wanneer levering afhankelijk is van het voldoen aan het verschuldigde bedrag.
Beschrijf de rechten die de klant koopt - voor digitale werken - zoals 'Eenmalig gebruik.Alle herdruk en andere rechten komen na 30 dagen terug bij de kunstenaar'. Art-advocatenkantoor Stropheus beveelt aan op te merken dat u het recht van eerste weigering behoudt, mocht de koper uw werk opnieuw willen verkopen.
Geef uw federale EIN - werkgeversidentificatienummer - of uw sofinummer, aangezien galerieën, musea en zakelijke klanten deze informatie nodig hebben voor belastingaangifte.
Maak een lijst van de betalingsopties die u aanbiedt, zoals cheque, PayPal, Square of creditcard, en verstrek eventuele accountgegevens die de klant nodig heeft om u te betalen.
Volledige sectie voor kosten
Begin deze sectie met een uitdrukking zoals "Services die als volgt zijn weergegeven:".
Beschrijf de opdracht met voldoende detail zodat de beschrijving later door anderen zal worden begrepen. Geef bijvoorbeeld in plaats van 'Trainingskunst' 10 pen- en inktillustraties voor de servicehandleiding voor wielladers.
Noteer uw tariefstructuur als een flat- of een uurtarief plus het bijbehorende dollarbedrag. Vergeet niet het aantal factureerbare uren op te nemen wanneer u per uur een prijsopgave doet. Voeg de totale advertentiekosten voor dit gedeelte toe.
Vermeld de kosten waarvoor u terugbetaling aanvraagt. Voeg voldoende beschrijving toe zodat de klant elk regelitem kan vergelijken met de ondersteunde kwitanties die u opgeeft. Voeg een totaal toe voor de uitgavencategorie.
Vermeld eventuele stortingen of voorschotten die de klant heeft gemaakt.
Noteer het totale verschuldigde bedrag, minus alle tot op heden ontvangen betalingen. Kutztown University of Pennsylvania beveelt het gebruik van cijfers en woorden aan, zoals 'Totaal verschuldigd: $ 750, zevenhonderdvijftig dollar'.
Volg het advies van Freshbooks en voeg "Thank You for Your Business!" onderaan de pagina om uw kansen op prompte betaling te vergroten.
Tips
-
Als u een ander nummer dan 001 gebruikt voor uw eerste factuur, betekent dit dat uw bedrijf meer gevestigd is.
Vraag klanten om u te betalen onder de door u opgegeven naam, tenzij u een zakelijke betaalrekening bij uw bedrijfsnaam hebt of een 'Zakendoen als'-account bij uw bank om problemen bij het innen van cheques te voorkomen.
