Naarmate uw bedrijf groeit, zult u merken dat u niet alleen zwemt in verantwoordelijkheid en tevredenheid; je zult merken dat je ook een heleboel jargon doormaakt. Een van de minst leuke jargon is het soort dat betrekking heeft op zakelijke uitgaven - je weet wel, termen zoals investeringen, aanzienlijke activa, afschrijving, beveiligde schuld en schuldfinanciering.
Wanneer iemand zakelijk jargon slingert, zegt 'contante uitbetaling', komt de betekenis neer op een eenvoudige uitgaande kasstroom. In de meeste gevallen - als je je leven gemakkelijker wilt maken - kun je het zelfs een betaling noemen, maar de exacte definitie wordt iets specifieker dan dat.
Wat is precies contante uitbetaling?
Dus we weten dat contante uitbetaling geld uitstroomt of de betaling van geld is. Maar wat kan die uitstroomdekking zijn?
Uitbetalingen in geld gaan vaak naar operationele kosten, goederen en diensten die nodig zijn voor het bedrijf en de accounts die u betaalt om normale zakelijke activiteiten uit te voeren, maar ze kunnen ook rente betalen over leningen. Evenzo kunnen ze de vorm aannemen van een dividendbetaling of de uitkering van winst aan aandeelhouders. Dat zijn de grote lijnen, maar in het dagelijkse leven van een klein bedrijf zijn enkele van de meest voorkomende soorten gelduitgaven kleine contante uitgaven en zelfs restituties aan klanten die rechtstreeks uit de kassa worden gemaakt.
Hoewel het klinkt als een oxymoron, gezien de looptijd zelf, hoeven contante betalingen niet de vorm van papiergeld te hebben; een contante uitbetaling kan ook worden uitbetaald in plastic, cheques of elektronische overboekingen.
Het contante uitbetalingsproces
Doorgaans gebruiken bedrijven een crediteurensysteem (inclusief de verschillende soorten crediteurensoftware die vaak door kleine bedrijven wordt gebruikt) om contante betalingen uit te betalen. Op dezelfde manier kan het payroll-systeem van uw bedrijf contante uitbetalingen doen. Sommige bedrijven kunnen het uitbetalingsproces van contanten uitbesteden aan hun bank.
Aan de andere kant van het spectrum kunnen contante betalingen eenvoudig worden uitbetaald via contant geld van de ene hand naar de andere. Kleine bedragen worden meestal gebruikt door werknemers om kleine, bedrijfsgerelateerde aankopen zoals kleine kantoorbenodigdheden, lunch met een klant of een Lyft-rit naar de werklocatie te maken. Dit zijn de soorten kleine aankopen waarvoor u geen cheque hoeft te schrijven of een elektronische overboeking hoeft te doen.
Bescherm uzelf met controleprocedures
Hoewel onbetaalde contante uitbetalingen net zo gemakkelijk zijn als het in de hand van een medewerker in contanten slaan van geld, vereisen ze controleprocedures net als contant betalen via cheque of bankoverschrijving. De term 'controleprocedures' klinkt misschien een beetje intimiderend, maar in dit geval betekent dit alleen dat u de uitbetalingen van uw bedrijf concreet moet registreren, waarbij u de administratie bijhoudt via een fysiek uitbetalingsdagboek of digitale boekhoudsoftware (of beide). Hiermee krijgt u een papieren spoor en kunt u ervoor zorgen dat de boekhoudgegevens van uw bedrijf in het belastingseizoen vallen, en u tegelijkertijd helpen om uw budget het hele jaar door bij te houden.
Voor kleine bedragen moet u ervoor zorgen dat de ontvangers een kwitantie krijgen voor alle zakelijke aankopen die zijn gedaan en houden die bon bij op een klein geldbedrag met de naam van de spender en een beschrijving van de aankoop. Over het algemeen moet, ongeacht of deze digitaal of op analoge wijze is ingediend, elke contante betaling worden gedaan naast een rapport met informatie zoals het type uitgaven, datum, bedrag, begunstigde, de betalingsvorm en een memo die alle andere relevante gegevens beschrijft. details. Als u een contante uitbetaling als dividendbetaling heeft uitbetaald, moet u deze in uw journaal of software opnemen als een vermindering van het eigen vermogen. Op dezelfde manier moeten de geldteruggaven van de kassabon worden geregistreerd als een vermindering van de omzet.
Het is het beste om zeven jaar lang contant uitbetalingsregisters bij te houden om uw bescherming te maximaliseren in het geval van een belastingaudit. Natuurlijk, het kan een beetje kantoorruimte in beslag nemen (of ruimte op de harde schijf of in de cloud), maar het is zijn gewicht in gemoedsrust meer dan waard.
