Receptionisten zijn meestal de eerste mensen die je ziet bij het betreden van een kantoor, waardoor ze een belangrijke vertegenwoordiging vormen van de bedrijven waarvoor ze werken en de andere professionals op kantoor. Het observeren van zakelijke etiquette is een belangrijk onderdeel van het werk van een receptionist, maar de uiteenlopende en veranderende meningen over wat goed gedrag precies inhoudt, maken het een receptioniste of supervisor moeilijk om passend gedrag te bepalen.
Betekenis
Het belang van een receptioniste als persoon die een eerste indruk geeft aan bellers en bezoekers is moeilijk te overschatten. Een receptioniste met slechte manieren geeft een negatieve toon aan een vergadering en slaagt er niet in het vertrouwen in potentiële klanten te wekken. Aan de andere kant geeft een receptioniste die zakelijke etiquette observeert een sterk gevoel van professionaliteit en efficiëntie. Dit verbetert niet alleen het imago van het bedrijf voor buitenstaanders, maar helpt andere werknemers ook het gevoel te hebben dat hun kantoor een professionele werkplek is.
Types
Receptionisten vertegenwoordigen hun werkgevers op verschillende manieren. Het beantwoorden van telefoontjes en het begroeten van bezoekers zijn twee van de meest voorkomende taken voor receptionisten, en beide vereisen een goede etiquette. Het bedrijfsbeleid kan van receptionisten verlangen dat ze een vooraf bepaald telefoonscript gebruiken wanneer ze oproepen ontvangen en contact opnemen met verschillende soorten klanten. In andere gevallen mogen receptionisten naar eigen goeddunken omgaan met elke interactie met een ander, zij het passend, niveau van formaliteit en professionaliteit. Personen die op kantoor werken, geven soms aanvullende regels door aan een receptionist, zoals wanneer en hoe de receptionist contact met hen kan opnemen.
Opleiding
Terwijl sommige kantoren receptionisten vereisen om een middelbare school of universiteitsgraad te behalen, vindt een groot deel van de etiquettetraining van een receptionist plaats op de baan. Receptionisten kunnen beginnen met werken op een kantoor met een functie waarvoor geen interactie vereist is, zoals een gegevensinvoer of een kantoorassistent. Aandacht voor het bedrijfsbeleid en hoe receptionisten zich gedragen, zou nieuwe werknemers kunnen kwalificeren voor een nieuwe positie als receptioniste, wat ervaring zal opleveren die nuttig kan zijn bij het nastreven van andere receptioniste-banen.
overwegingen
Elke branche en elk kantoor heeft zijn eigen regels voor de etiquette van een receptionist. Sommige kantoren vereisen een formele manier van kleden en spreken. Anderen leggen een meer informele vorm van etiquette op om cliënten zich ontspannen en welkom te laten voelen. Communicatie tussen een nieuwe receptionist en leidinggevenden is essentieel, zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Als receptionist, als je niet zeker bent van de etiquette voor een bepaalde situatie, excuseer jezelf dan beleefd en vraag een leidinggevende of senior receptionist hoe je moet reageren.
Tips
Hoewel elk kantoor anders is, kunnen receptionisten nog steeds profiteren van enkele van dezelfde tips. Multitasken is essentieel voor goede werkprestaties, maar wanneer iemand het kantoor betreedt, is het belangrijk om haar je volledige aandacht te geven. Dit betekent dat u gesprekken in de wacht zet of snel voltooit, papieren neerzet en direct oogcontact maakt. De werkruimte van een receptionist moet vrij zijn van rommel om een professionelere houding te projecteren en ook om het eenvoudiger te maken om eenvoudige taken uit te voeren, zoals het vinden van informatie en iemand een pen aanbieden om een formulier in te vullen. Ten slotte moet de receptionist, wanneer hij iemand naar een kantoor leidt, altijd het voortouw nemen om de gast te verzekeren dat zijn aanwezigheid is toegestaan en om hem de schaamte te besparen dat hij niet weet waar hij heen moet.
