Veel mensen denken dat een receptioniste en een secretaresse hetzelfde werk hebben, dezelfde verantwoordelijkheden en de twee functietitels zijn uitwisselbaar. De reden dat mensen deze veronderstelling houden, is omdat zowel secretaresses als receptionisten vaak telefoons beantwoorden en administratieve taken uitvoeren. De twee banen zijn compleet anders omdat een secretaresse en een receptioniste verschillende rollen en vereisten hebben.
Secretaris
De taken van een secretaris variëren per type secretaresse en de grootte van de organisatie. Bedrijfstrends zijn veranderd met technologische vooruitgang. In het verleden had elke manager een eigen secretaresse. Vanwege e-mail en geautomatiseerde voicemail kan een secretaresse voor meerdere managers werken. In een klein bedrijf kan er één secretaresse zijn voor alle managers. Ze behandelt alle e-mail, plant afspraken, bestelt benodigdheden en beantwoordt de telefoon. Als de secretaresse voor slechts één of twee managers werkt, krijgt ze vaak extra taken die lijken op die van een beheerder. Een secretaris voor human resources kan bijvoorbeeld referenties controleren. Een secretaresse moet meestal minstens een middelbare schooldiploma hebben en veel kantoren geven er de voorkeur aan degenen in te huren die een diploma voor vrije kunsten hebben, een secretariaatstage of een diploma of certificering van een school voor administratieve ondersteuning. Een secretaresse moet ook een hoge typesnelheid hebben, kennis van computers en communicatie en mensenvaardigheden, rapporten van de State University.
receptionisten
Een receptioniste is degene die je als eerste ziet wanneer je de deur van een bedrijf binnenstapt. De receptioniste begroet bezoekers, beantwoordt de telefoon, schrijft brieven en documenten en houdt de receptie schoon tijdens de werkdag. Een receptionist kan ook bezoekers in en uit een bedrijf ondertekenen, mail sorteren, een aanwezigheidslijst voor medewerkers bijhouden en proeflezen, rapporten en e-mails lezen. Een middelbare schooldiploma verdient meestal de voorkeur. Maar als u intelligent bent en een vriendelijk uiterlijk en uiterlijk hebt, waarderen werkgevers deze kwaliteiten vaak boven het formele onderwijs. Sommige bedrijven bieden on-the-job training aan receptionisten, volgens State University.
Verschillen in taakverantwoordelijkheid
Een deel van de verantwoordelijkheden van een receptionist is om bedrijfsbezoekers te begroeten; een secretaris is meestal niet verantwoordelijk voor het begroeten van bezoekers. Een secretaresse kan bezoekers begroeten, maar alleen als ze een van de managers bezoeken waar de secretaresse voor werkt. De secretaresse werkt specifiek voor een of meer managers. De receptionist vertegenwoordigt het hele bedrijf en werkt niet specifiek onder iemand. Een secretaresse kan extra verantwoordelijkheden hebben, zoals het plannen van afspraken, het bestellen van benodigdheden, het maken van reisarrangementen en het omgaan met kleine bedragen. Hij kan ook aanvullende verantwoordelijkheden hebben afhankelijk van zijn type, zoals juridisch, financieel of marketing. De verantwoordelijkheden van een receptioniste zijn algemeen - begroeten, telefoons beantwoorden, post sorteren en andere kleine verantwoordelijkheden zoals bepaald door het bedrijf, volgens State University.
Andere verschillen
Het bureau van de receptioniste bevindt zich vaak in het meest zichtbare gedeelte van het bedrijf. Zij is de eerste persoon die je ziet als je het bedrijf binnenloopt. Het kantoor of gebied van de secretaresse bevindt zich vaak in de buurt van de managers voor wie ze werkt. Ook moet een secretaresse meestal minimaal een middelbare schooldiploma en zelfs een universiteitscertificering of diploma hebben. Voor een receptioniste heeft een middelbare schooldiploma de voorkeur maar is niet altijd vereist. Vanaf 2009 was het gemiddelde jaarsalaris voor receptionisten en informatiebeambten $ 26.010, het gemiddelde jaarsalaris voor lagere secretaresses $ 31.060 en het gemiddelde jaarsalaris voor uitvoerende secretarissen en administratieve assistenten was $ 44.010, volgens het Bureau of Labor Statistics.
