Wanneer u een verkoop voor een goed of een dienst doet, maar niet meteen de volledige betaling uitvoert, creëert u een vordering. Vorderingen zijn activa die de geldwaarde van uw bedrijf vertegenwoordigen in de vorm van aan u verschuldigde betaling, en voor praktische tips moet u verantwoording afleggen in uw boeken. Zeer kleine bedrijven werken soms op kasbasis, maar dit systeem kan niet overweg met debiteuren, dus u moet in plaats daarvan de meest gebruikelijke accrual-basis gebruiken. Dit houdt in dat u voor elke transactie boekingen in verschillende grootboeken maakt.
Maak een crediteurrekening en grootboek aan. Omdat het om activa gaat, kunt u technisch gezien vorderingen op uw hoofdactiva-rekening registreren, maar bedrijfsactiva zijn divers en dit account kan na verloop van tijd onoverzichtelijk worden. Voor een schonere archiveringsprocedure, maakt u een volledig afzonderlijke dochterrekening speciaal voor vorderingen. Vervolgens kunt u al uw gegevensinvoer in dat grootboek doen en deze eenvoudig in het hoofdactiva-account compileren wanneer u financiële rapporten opstelt.
Noteer elke verkoop die een vordering creëert eerst in uw inkomstenrekening, zoals u in het algemeen zou doen. De verkoop gaat in de rechterkolom als een krediet, aangezien creditering een omzetrekening verhoogt.
Noteer de creatie van de vordering, voor hetzelfde dollarbedrag als de verkoopprijs, in uw debiteurenboek, behalve hier markeer het in de linkerkolom als een debet. In dit bericht wordt vastgelegd dat u geld verschuldigd bent en nog niet bent betaald.
Werk het item bij in uw debiteurenadministratie wanneer u daadwerkelijk de betaling ontvangt. Recordbetalingen als credits; volledige betaling zou de waarde van de vordering perfect moeten neutraliseren. Gebruik factuur- of trackingnummers om betalingen naar de juiste vorderingen correct in kaart te brengen.
Debiteer uw kasboekrekening voor het te betalen bedrag. Dit geeft aan dat de verminderde waarde van uw activa is gecompenseerd door een toename in contanten.
Maak een nieuw segment aan in uw debiteurenadministratie met een titel als 'Vergoedingen voor onterechte vorderingen'. Dit dient als tegenboeking voor uw debiteurenrekening; het doel is om "slechte", "niet-realiseerbare" of "oninbare" schulden te schatten waarvan u verwacht dat ze ze niet kunnen verzamelen.
Schat de waarde van de onterechte vorderingen die u verwacht de komende periode te genereren. Gebruik, om een goede inschatting te maken, indien mogelijk industriestatistieken of vertrouw op uw ervaringen uit het verleden, de ervaring van collega's in de branche of een beoordeling van de huidige economische omstandigheden in uw markt. Voer uw geschatte slechte vorderingen in als een credit in het emissierechtenboek en voer hetzelfde bedrag in als een debet in uw grootboekrekening.
Pas de waarde van uw debiteuren ten minste eenmaal per boekhoudperiode naar beneden aan door de waarde van dubieuze of oninbare vorderingen die u in uw emissierechtenboek hebt geschat, in mindering te brengen op uw totaal in het debiteurengrootboek. Het nieuwe totaal creëert een cijfer dat de 'netto realiseerbare waarde' of 'netto-vordering' wordt genoemd en vertegenwoordigt de vorderingen die u verschuldigd bent en die u realistisch gezien verwacht te ontvangen.
Tips
-
Tel uw uitstaande bedragen op elk moment bij elkaar op om de totale waarde van de debiteuren van uw bedrijf te bekijken. Gebruik deze informatie als een referentie om te voorkomen dat u op korte termijn teveel geld uitgeeft dat u nog niet hebt verzameld.
Als alternatief voor de toegestane methode voor het schatten van slechte vorderingen, zou u een veel eenvoudigere methode kunnen gebruiken, de directe afschrijving. In deze methode kunt u eenvoudig slechte vorderingen voor hun volledige waarde crediteren zodra u ze als oninbaar beschouwt, en een overeenkomstige debetboeking in uw uitgavenrekening creëren. Dit is eenvoudiger voor belastingdoeleinden dan het gebruik van de tolerantiemethode en heeft betrekking op minder gegevensinvoer, maar is minder krachtig en minder flexibel. De toegestane methode heeft meestal de voorkeur.
