Hoe te reageren op een brief Verzoek om informatie

Inhoudsopgave:

Een effectief antwoord op een brief waarin om informatie wordt gevraagd, geeft de klant onmiddellijk de gevraagde informatie, waardoor overbodige formuleringen of opvullingen worden vermeden. Het tijdig reageren op verzoeken van klanten om informatie verhoogt de geloofwaardigheid van uw bedrijf.

Opening

Voer de naam en de contactgegevens van de klant in de linkerbovenhoek van de brief in, in standaard schrijfstijl. Bijvoorbeeld:

John Smith

555 Mockingbird Lane,

Springfield, OH

Voer onder het adres van de klant de datum in waarop je de brief aan het opstellen bent.

Gebruik de voornaam van de klant om de brief te personaliseren in plaats van de algemene "Geachte klant." De eerste regel na de aanhef moet hem laten weten dat de brief inderdaad een antwoord is op zijn verzoek om informatie: "Beste John, in antwoord op uw verzoek om informatie …"

Letter Body

Houd de brief van de klant voor je terwijl je je antwoord opstelt. Lees de brief opnieuw om er zeker van te zijn dat u de informatie die hij opvraagt goed begrijpt. Als de klant meer dan één stuk informatie wil, markeer de verschillende items om ervoor te zorgen dat u geen informatie achterlaat. Voeg vervolgens in de hoofdtekst van de brief elk item toe in lijstformaat. Gebruik indien van toepassing de opsommingselementen opsommingsteken of genummerde lijst in uw softwareprogramma.

Sluitend

Nodig de klant uit om actie te ondernemen op basis van de informatie die u hebt verstrekt en opnieuw contact hebt met uw bedrijf, adviseert Cynthia Perun bij de ondernemer. Als u de klant kunt helpen een online bestelling te plaatsen vanaf uw bedrijfslocatie, bijvoorbeeld, nodig hem dan uit om naar de winkel te komen om dit te doen. Vermeld uw zakelijke telefoonnummer, e-mailadres en websiteadres. Het is prima om deze informatie te herhalen bij het afsluiten van de brief - en de klant uit te nodigen om contact met u op te nemen als hij behoefte heeft aan follow-upinformatie.

Tips

Typefouten en grammaticale fouten reflecteren slecht op uw bedrijf. Alvorens correspondentie naar klanten te sturen, inclusief antwoorden op verzoeken om informatie, laat uw administratieve assistent of een medewerker de brieven minstens twee keer nabestellen.

Hoe schrijf je een wervingsevenement? Verzoek om een brief aan mijn dominee

Een brief aan uw voorganger voor een inzamelingsactie kan twee vormen aannemen: het kan een verzoek om toestemming zijn om het evenement te organiseren, of een verzoek aan de voorganger om deel te nemen aan het evenement of deel te nemen aan het evenement. Wanneer je een brief schrijft aan je voorganger, zorg er dan altijd voor dat deze nauwkeurig, beleefd en vroeg genoeg verzonden is om ...

Verzoek om informatie Vs. Verzoek om voorstel

Veel bedrijven brengen externe leveranciers binnen wanneer ze grootschalige projecten hebben. Er zijn veel redenen om het werk uit te besteden, zoals gebrek aan personeel, gebrek aan middelen en gebrek aan expertise voor het project. Bij het kiezen van een perspectiefverkoper verstuurt een bedrijf vaak een verzoek om informatie of een verzoek om ...

Hoe schrijf je een brief met een verzoek om een balteam

Communityballiga's vragen vaak lokale bedrijven om donaties om de kosten van de sportteams te dekken. De meest voorkomende manier waarop een competitie om donaties vraagt, is door een brief met een schenkingsaanvraag te schrijven. Deze brief legt het doel van de donatie uit en waarvoor het geld zal worden gebruikt. Bij het schrijven van dit type ...