Een brief aan uw voorganger voor een inzamelingsactie kan twee vormen aannemen: het kan een verzoek om toestemming zijn om het evenement te organiseren, of een verzoek aan de voorganger om deel te nemen aan het evenement of deel te nemen aan het evenement. Wanneer je een brief schrijft aan je voorganger, zorg er dan altijd voor dat deze nauwkeurig, hoffelijk is en vroeg genoeg wordt verzonden om tijd te maken voor overweging en planning.
Vermeld het doel van de brief in de openingszin. Deze zin moet kort zijn en laten zien of dit een uitnodiging is voor een evenement of een verzoek om toestemming om er een te organiseren. Neem geen datums, tijden of plaatsen op in de eerste zin. U moet in deze zin de naam of het doel van de fondsenwervers vermelden.
Gebruik twee of drie ondersteunende zinnen in de eerste alinea om de details van de gebeurtenis uit te leggen. Deze zinnen beschrijven items zoals de datum, tijd en kosten van het evenement. Als het evenement eerder is gehouden, moet je de voorganger vertellen wat de resultaten van de inzamelingsactie in het verleden zijn geweest.
Open de tweede alinea door de behoefte te beschrijven waaraan het evenement moet voldoen. Volg dit met meer beschrijvende informatie over waarom deze behoefte belangrijk is. Zorg ervoor dat het duidelijk is waarom dit de tijd en aandacht van de predikant verdient. Bedank je voorganger voor het lezen van je verzoek om fondsenwerving.
Schrijf en mail de brief minstens een maand vóór de datum van het evenement. De hoeveelheid doorlooptijd moet langer zijn als dit een verzoek is om een evenement te organiseren of als de voorganger nodig is om te helpen met het evenement. In dit laatste geval moet ten minste drie maanden worden toegestaan in plaats van een maand. Het algemene formaat van de brief moet die van een formele zakelijke brief volgen.
