Due diligence is in wezen een intensief onderzoek dat voorafgaat aan een belangrijke transactie of beslissing. Due diligence treedt bijvoorbeeld meestal op als u serieus geïnteresseerd bent in het kopen van een bedrijf of een verkooppresentatie moet ontwikkelen voor een groot outsourcingcontract. Hoewel het proces tijdrovend kan zijn en vaak achter de schermen moet plaatsvinden, is de informatie die u verzamelt en schetst in een due diligence-rapport cruciaal voor het nemen van een goede beslissing of het maken van een effectieve presentatie.
Structuur en focus
Net als bij de meeste andere formele rapporten bevat een due diligence-rapport een doelstelling, een samenvatting, belangrijkste bevindingen, een aanbevelingensectie en een of meer bijlagen. Wat een due diligence-rapport van anderen onderscheidt, is echter het doel, de focus en de mate van informatie. Zodra u klaar bent met de actieve fase van het uitvoeren van due diligence - onderzoeken van feiten, verzamelen van onbewerkte gegevens en het maken van persoonlijke observaties - organiseert het genereren van rapporten gegevens op een manier waarmee u de bestaande situatie kunt beoordelen, risico's kunt identificeren en problemen kunt ontdekken die hefboomwerking bieden mogelijkheden.
Formaat en stem
De meeste mensen gebruiken een due diligence-rapport als referentiemateriaal achter de schermen tijdens contract- of prijsonderhandelingen of als informatiebron voor het maken van een biedpresentatie. Ongeacht het doel, veel van wat u in een due diligence-rapport opneemt, is vertrouwelijke informatie. Voeg dus naast het schrijven voor de doelgroep en gericht op de doelstellingen alleen de meest relevante of essentiële informatie toe. Gebruik een formele stem en huidige feiten met objectief, onbevooroordeeld schrijven en afzonderlijke rapportinformatie in verschillende secties met behulp van letters of cijfers.
Doelstellingen en samenvatting
Leg uw redenen voor het uitvoeren van due diligence uit in de sectie doelstellingen. Hoewel de samenvatting kort na de rapportagedoelstellingen komt - en voor het lichaam - schrijf de samenvatting als laatste. De reden is dat lezers - meestal bedrijfsleiders - die geïnteresseerd zijn in deze sectie mogelijk niet de tijd nemen om het volledige rapport te lezen. U moet de samenvatting samenvatten zodat deze als een rapport in miniatuur wordt gelezen, maar tegelijkertijd de lengte ervan in verhouding blijft houden met de rest van het rapport.
Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen
Michael Sisco, een schrijver en een onafhankelijke IT-consultant, zegt in een artikel op de TechRepublic-website dat de belangrijkste bevindingen zich moeten concentreren op items die van invloed zijn op de prijs of de lopende activiteiten van het bedrijf. Als u bijvoorbeeld een due diligence-rapport schrijft om te gebruiken voor een presentatie van een outsourcingcontract, neemt u dan zaken op die uw prijs en positie ondersteunen, zoals uitval van bedrijfsprocessen die de productiviteit en prestatieproblemen belichten. Voeg daarnaast kostenratio's toe die laten zien hoeveel het bedrijf momenteel uitgeeft om een service intern te laten werken, en identificeer risico's, zoals de behoefte om nog meer geld te investeren om oude of verouderde apparatuur te upgraden of te vervangen. Markeer hefboommogelijkheden in de sectie aanbevelingen. Neem implementatiekosten op, geef een rendement op de investeringsratio en geef een tijdsbestek voor het realiseren van besparingen of voordelen voor elke opportunity.
