Vanwege elektronische communicatie veranderen de standaardregels voor zakelijke etiquette. E-mails vormen een bewegend doelwit als het gaat om de geaccepteerde en verwachte begroeting of begroeting. Terwijl veel professionals de voorkeur geven aan het bewaren van een beetje van de vorige etiquette, anderen gooien de stodgy voor een meer bekende en snelle groet, of zelfs helemaal overslaan. Het komt erop neer dat de juiste aanhef echt afhangt van naar wie je de e-mail stuurt en naar wat voor soort relatie je hebt of verwacht te hebben.
De toon zetten
De aanhef zet de toon voor het bericht dat u gaat brengen. U kunt bijvoorbeeld het liefst beginnen met "Hallo" of "Hallo" wanneer u een e-mail stuurt naar iemand waarmee u een relatie probeert op te bouwen. Een informele aanhef kan ervoor zorgen dat de ontvanger zich bij u op uw gemak voelt. Het veranderen van je gebruikelijke aanhef zet ook de toon en verandert de tenor. Als u bijvoorbeeld altijd 'Hallo' schrijft en vervolgens plotseling naar 'Geachte' of 'Hallo' overschakelt, verzendt u onmiddellijk het bericht dat u op het punt staat serieus te worden.
Overweeg de bron
Een van de dingen die u moet overwegen bij het maken van een aanhef, is uw relatie met de persoon aan wie u de e-mail verzendt, de cultuur van uw bedrijf en het onderwerp waarover u schrijft. "Hallo" is geschikt voor een vriend of collega, terwijl u "Beste" misschien moet gebruiken voor een meer formele begroeting aan iemand met wie u geen eerdere ervaring hebt. "Hey" of "Greetings" kunnen worden gebruikt wanneer u iemand aanspreekt die u goed kent en die een lichtere toon waardeert.
Op veilig spelen
Je zult altijd veilig zijn met "Geachte", gevolgd door de naam van de persoon die je toespreekt, volgens een Forbes-artikel. Gebruik een voornaam als u eerder bent geïntroduceerd of als u een informele relatie hebt. Gebruik de heer of mevrouw wanneer u een leidinggevende aanspreekt, de toon van de e-mail is strikt professioneel of wanneer u de ontvanger voor de eerste keer nadert.
Gebruik Namen
Vermeld altijd een naam in de aanhef van een e-mail. Volgens Dr. Marianne Di Pierro, directeur van het Graduate Center for Research and Retention aan de Western Michigan University, voelen mensen instinctief een goed gevoel over een bericht wanneer ze hun naam bovenaan zien staan. Ze zegt verder dat je, door je bericht niet met de naam van de persoon te beginnen, net zo goed kunt zeggen "hey you". Dat is zelfs voor je vrienden oneerbiedig.
