Zakelijke correspondentie is doorgaans beknopt en goed georganiseerd, waarbij de gedachten van de schrijver bondig genoeg zijn gepresenteerd om op één pagina te passen. Er zijn echter momenten waarop het bericht dat u moet overbrengen twee pagina's nodig heeft. Het correct opmaken van de tweede pagina van uw zakelijke brief zorgt ervoor dat de lezer uw laatste gedachten niet over het hoofd ziet.
De koptekst van de tweede pagina opmaken
Het formaat van de header van de tweede pagina dat u kiest, is geheel aan u, maar het moet altijd ten minste de volledige naam bevatten van de persoon aan wie de brief is geschreven. De kop van de tweede pagina kan ook het paginanummer en de datum van de brief bevatten.
Sommige schrijvers geven de voorkeur aan een enkele regel op de tweede pagina van hun zakelijke brief. Dit staat bekend als het horizontale formaat. Ze typen bijvoorbeeld de naam van de geadresseerde in de uiterste linkermarge, centreren het paginanummer en typen de datum op naar de rechtermarge. Met dit formaat lijkt het bijna alsof je drie kolommen aan het maken bent.
Een andere manier om de tweede pagina op te maken, is door het blokformaat te gebruiken, wat betekent dat u de naam van de geadresseerde op de bovenste regel onder de marge van één inch typt en vervolgens het paginanummer op de volgende regel en de datum op de derde regel typt. Bijvoorbeeld:
Davey Jones
Pagina 2
1 oktober 2018
In plaats van de rechts uitgevulde marge te gebruiken, tikt u eenvoudigweg voorbij het midden van de pagina bijna naar de rechtermarge. Wanneer de lezers naar de tweede pagina kijken, is het eerste wat ze zien hun naam, het paginanummer en de datum. Op deze manier, als u ervoor kiest om de eerste en tweede pagina te nieten, bedekt het geniete gebied niet de kop op de tweede pagina.
Zodra u de kop op zijn plaats hebt, moet u drie lege regels achterlaten voordat u de rest van uw zakelijke brief opneemt. Zorg dat u genoeg tekst hebt om een tweede pagina te rechtvaardigen. Als je slechts een extra regel of twee hebt, probeer je letter te knippen om op één pagina te passen. Zorg er ook voor dat je de tweede pagina van je brief niet midden in een zin begint. Start indien mogelijk een nieuwe alinea op de tweede pagina, zodat uw brief beter wordt gelezen.
De marge van de tweede pagina maken
Als u een zakelijke brief van twee pagina's hebt, wilt u de twee pagina's mogelijk niet bij elkaar leggen. Het is echter acceptabel als u gewoon de twee pagina's van uw brief vouwt zodat ze in de envelop passen. Als u de pagina's niet geniet, weet de lezer natuurlijk dat uw bericht meer inhoudt dan de inhoud op de eerste pagina. Als u echter kiest om niet te nieten, zorg er dan voor dat u ver genoeg begint met formatteren vanaf de bovenkant van de tweede pagina, zodat de lezer zich realiseert dat de tweede pagina net zo belangrijk is als de eerste. Een marge van één duim vanaf de bovenkant van de pagina is gebruikelijk. Dat is waar u de tweede paginakop begint.
Ontvang de informatie van de geadresseerde
Omdat de tweede pagina van uw zakelijke brief de naam van de geadresseerde bevat, is het van cruciaal belang dat de naam van de geadresseerde correct wordt gespeld op de eerste pagina van de brief, gevolgd door haar juiste titel en postadres. Op de eerste pagina van uw zakelijke brief volgt de informatie van de geadresseerde de datum en uw retouradres.
Als u niet zeker bent over de spelling van de informatie van een geadresseerde, raadpleegt u de website van het bedrijf of belt u met de bedrijfssecretaris of -receptionist. Loop niet het risico uzelf in verlegenheid te brengen en mogelijk de geadresseerde te beledigen door onjuiste of verouderde informatie te gebruiken.
