Een programma voor programmabeheer wordt gebruikt om meerdere onafhankelijke projecten te groeperen om een strategische bedrijfsresultaat te bereiken. Vaak wordt bij programmabeheer veel nadruk gelegd op het schrijven van het planningsdocument en wordt minder nadruk gelegd op de implementatie. Er moet evenveel inspanning worden gedaan om het plan uit te voeren om ervoor te zorgen dat het succesvol wordt uitgevoerd en dat eventuele afwijkingen worden erkend en beheerd. In het algemeen is het de verantwoordelijkheid van de programmamanager of het programmabeheerteam om het programmaplan volledig in eigendom te nemen en ervoor te zorgen dat het effectief wordt geïmplementeerd.
Items die je nodig hebt
-
Spreadsheet software
-
Tekstverwerkingssoftware
-
E-mail
-
Telefoon
Breng een commandostructuur tot stand. Stel een duidelijke commandostructuur in met een geformaliseerd besluitvormingsproces. Zorg ervoor dat het proces eenvoudig is en snelle doorlooptijden kan ondersteunen, zodat de implementatie niet vastloopt. Zorg ervoor dat gedefinieerde processen niet worden omzeild door de situatie voortdurend te bewaken.
Ontwikkel programmastandaarden en succesindicatoren. Identificeer de normen die zullen worden gebruikt om de integratie van de verschillende programmaonderdelen te meten. Documentstandaarden met betrekking tot processen, communicatie, gegevens, rapporten, sjablonen en distributiemethoden om ervoor te zorgen dat verschillende projecten en taken die deel uitmaken van het programma, worden geïntegreerd.
Identificeer een implementatieschema en statusrapportage. Documentdetails van belangrijke projectfasen, schema's en mijlpalen. Identificeer deelnemers aan het plan en projectbetalers en verstrek hen schriftelijke documentatie over hun verantwoordelijkheden en rapportagemechanismen. Dit zal het team gefocust houden en op de taak houden.
Communiceren, communiceren, communiceren. Alle partijen die betrokken zijn bij het programmabeheersplan hebben constante communicatie nodig. De communicatie moet lopende initiatieven en activiteiten omvatten, prestatierapporten, successen en prestaties, en afzetmogelijkheden voor feedback, input en opmerkingen.
Evalueer het proces en evalueer het plan vervolgens opnieuw. Regelmatig feedback van deelnemers verzamelen en beoordelen of het doel wordt bereikt. Zoals elk belangrijk project concludeert, houdt u een formele vergadering om het proces te bespreken. Vier hierbij successen, identificeer verbetergebieden en wijzig resources indien nodig om de prestaties te optimaliseren. Als doelen niet worden behaald, moet u evalueren of ze moeten worden gewijzigd.
Ontwikkel een trainingsplan. Als de uitkomst van het programmabeheerplan resulteert in een nieuw systeem of proces, moet een formeel programma worden ontwikkeld om training en middelen voor alle gebruikers en systeemeigenaren te bieden. Het plan moet training-, communicatie- en verandermanagementprogramma's beschrijven.
Tips
-
• Identificeer parameters die een formele grondige beoordeling in termen van tijd, kosten, mensen of kwaliteit uit het goedgekeurde projectplan triggeren. • Het plan is een richtlijn, geen stel regels. Het is belangrijk om afwijkingen te maken als ze zijn gegarandeerd. • Bevorder open communicatie. Luister naar feedback van alle partijen die bij het proces zijn betrokken; ze kunnen effectievere oplossingen hebben om een deel van het plan te implementeren.
Waarschuwing
• Het wordt een uitdaging om te onthouden wie verondersteld wordt te doen wat volgens elke versie van het plan. Documentatie en voortdurende schriftelijke communicatie zullen dit gemakkelijker te beheren maken. • Bouw verantwoording in om ervoor te zorgen dat het implementatieproces niet vastloopt. • Flexibel zijn. Ongeplande wijzigingen kunnen optreden. Als ze dat doen, bekijk dan hun impact en dienovereenkomstig aanpassingen. Blijf op de hoogte van toegewezen middelen.
