In de Verenigde Staten is het boekhoudsysteem gebaseerd op de traditionele methode voor het registreren van journaalposten voor elke transactie die plaatsvindt, waarna de journaalposten worden verplaatst naar de juiste rekeningen in de bedrijfsboekingen om debet- en tegoed te salderen en alle items bij te houden. De technologie heeft dit proces echter voor een groot deel overgedragen aan computersoftware. Accountants en analisten gebruiken deze software om alle financiële activiteiten in het bedrijf bij te houden. Deze programma's bevatten meestal subsystemen die meer maatwerk mogelijk maken.
subsystemen
Een subsysteem in boekhoudprogramma's is eenvoudigweg een kleiner systeem dat bestaat binnen de primaire structuur van het programma. Zonder deze subsystemen zou de boekhoudsoftware moeilijk te navigeren zijn en zouden gebruikers het moeilijk vinden om de specifieke categorie of activiteit te vinden die ze wilden. Subsystemen verdelen het softwareprogramma in meerdere delen voor specifieke boekhoudkundige benodigdheden, zoals kosten en loonadministratie.
Subsysteemtypes
Er is geen limiet aan het aantal boekhoudsoftware voor subsystemen. Vaak kan complexe software met opties voor inventaris, productie en personeelsbeheer veel subsystemen hebben. Er zijn echter verschillende typen gebruikelijk, waaronder te betalen en te ontvangen rekeningen, twee categorieën die veel bedrijven hebben. Een factureringssysteem, projectkostenberekeningssysteem en onkostenstelsels zijn ook gebruikelijke opties.
Link naar bedrijfsstrategie
Bedrijfsstrategieën kunnen ook subsystemen hebben en bedrijven proberen vaak hun strategiecategorieën te koppelen aan de subsystemen van hun boekhoudsoftware. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuw project maakt, kan het ook een nieuw subsysteem van de projectcategorie in zijn programma nodig hebben om er rekening mee te houden. Evenzo, als een bedrijf nieuwe voorraadcontroles voor zijn goederen zou instellen, zou het proces nauw verbonden zijn met een vernieuwing van het voorraadsubsysteem.
Optionele subsystemen
Veel subsystemen in boekhoudsoftware zijn optioneel - dat wil zeggen, ze zijn niet vereist voor het bedrijf en worden niet altijd gebruikt. Ze zijn meestal extra tools binnen het programma zelf die bedrijven kunnen kiezen om te gebruiken voor verdere aanpassingen. Het proces voor het maken van nieuwe subsystemen in het programma is bijvoorbeeld vaak een afzonderlijk subsysteem zelf.
