Inkoopmanagement is een belangrijk onderdeel voor elk bedrijf. Bedrijven erkennen de aanzienlijke kostenbesparingen die kunnen voortvloeien uit effectieve aankoopbeslissingen en eveneens hoe slechte inkoopstrategieën tot een ramp kunnen leiden: een leverancier die zijn inkooporder van rundvlees niet aan een hotel levert, kan het vermogen van het bedrijf om een evenement te verzorgen belemmeren voor 500 personen.
Kostenbeheersing
Kostenbeheersing is een kritieke factor in inkoopmanagement. Deze managers analyseren welke leveranciers de benodigde inputs voor productie verkopen en tegen welke kosten. Aan de hand van deze informatie beoordelen ze een groot aantal andere factoren, waaronder tijdige zendingen, garanties, de reputatie van de industrie en de duur van het bedrijf. Omdat overstappen op leveranciers duur is, is het vinden van een betrouwbare leverancier belangrijk om de kosten te beheersen.
Prijsstabiliteit
Een belangrijke rol van inkoopmanagement is het bereiken van prijsstabiliteit. Wanneer de productiekosten sterk fluctueren, ervaren andere afdelingen obstakels. Het marketingteam weet bijvoorbeeld niet wat de prijs is om klanten in rekening te brengen, financiële experts kunnen geen winst inschatten en accountants kunnen de cashflow van het bedrijf niet bepalen. Inkoopmanagers houden de productiekosten op een aantal manieren stabiel, een ervan is onderhandelen met leveranciers om de laagste prijs te bereiken en de waarde vast te houden voor een lang contract. Voor inputs met volatiele prijzen zoals grondstoffen, werken inkoopmanagers samen met banken om deze items af te dekken in de vorm van een termijncontract. Alan E. Branch, auteur van 'International Purchasing and Management', legt uit dat deze contracten multinationals ook beschermen tegen het risico van valutaschommelingen, wat ook de productiekosten kan beïnvloeden.
Voorraadketenbeheer
Het beveiligen van de supply chain is een andere kritische rol van inkoopmanagers. Kopers zijn ervoor verantwoordelijk dat alle benodigde materialen op tijd, intact en van verwachte kwaliteit verschijnen. Als een van deze zendingen vertraagd of ondermaats is, resoneren de effecten in de gehele productieketen. Een partij defecte schroeven kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat het eindproduct uit elkaar valt. Op zijn beurt komt de hele bestelling in gevaar vanwege de aankoopbeslissing van het management. Zoals uitgelegd in een Bloomberg-artikel van mei 2011, veroorzaakte de explosie van Apple's leverancier in China een mogelijk productieverlies van 500.000 iPads.
Klanttevredenheid
Inkoopmanagers spelen een fundamentele rol bij het garanderen van klanttevredenheid. Managers hebben deze verplichting op twee manieren: kwaliteit van het product en tijdige leveringen. Wanneer kopers hoogwaardige ingrediënten tegen lagere kosten selecteren, kunnen deze kostenbesparingen worden doorgegeven aan de klant. Evenzo weerhoudt een slechte kwaliteit klanten ervan terug te keren naar het bedrijf. Vertraagde en gebrekkige producten zijn andere manieren waarop klanten worden beïnvloed door de beslissingen van inkoopmanagers. Deze werknemers spelen dus een cruciale rol bij het vormgeven van de ervaring van de klant met de organisatie.
