Als u van plan bent om een bedrijf te starten, moet u nadenken over het opzetten van een kantoor om dat bedrijf te plannen en te beheren. Van computers tot kopieerapparaten, moderne kantoren hebben verschillende soorten apparatuur, meubilair en benodigdheden nodig om efficiënt te kunnen functioneren. Kantoorapparatuur valt in een paar categorieën, op basis van zijn functie op kantoor.
Wat is kantoorapparatuur?
De term "kantooruitrusting" omvat alle langetermijnactiva die worden gebruikt voor het uitvoeren van administratieve of kantoorgerelateerde taken. De categorie is dus erg breed. In feite is het voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden vaak gemakkelijker om te overwegen wat is uitgesloten van kantoorapparatuur. Opvallend is dat kantoorbenodigdheden en kantoormeubilair meestal worden gecategoriseerd en afzonderlijk van kantoorapparatuur worden gevolgd. Kantoorartikelen bevatten materialen die u normaal gesproken zou verwachten te consumeren en vaker vervangen. Voorbeelden hiervan zijn items zoals briefhoofdpapier en ander briefpapier, visitekaartjes en dergelijke. Bureaus, bureaustoelen, zitplaatsen voor gasten of klanten, tafels en ander meubilair zijn opgenomen in de categorie kantoormeubilair.
Computerapparatuur
Moderne kantoren investeren substantieel in computerapparatuur omdat verbonden blijven, zowel intern als met de wereld, meestal een missiekritische behoefte is. De meeste kantoren hebben meerdere desktop- en laptopcomputers nodig, evenals printers om papieren kopieën van brieven, overeenkomsten en andere documenten te maken. Kantoren moeten mogelijk ook papieren kopieën van documenten in digitale bestanden veranderen. Scanners en kabels om het apparaat op een computer aan te sluiten, zijn voor dergelijke taken vereist. Digitale camera's, projectoren voor presentaties en beeldprinters kunnen ook nodig zijn.
Communicatie middelen
Bedrijfskantoren zijn sterk afhankelijk van hun vermogen om te communiceren met andere afdelingen of locaties in hetzelfde bedrijf, evenals met andere bedrijven, klanten en leveranciers. Telefoons helpen ook kantoormedewerkers intern met elkaar te verbinden, wat helpt de productiviteit te verhogen door de looptijden te verkorten om snel berichten door te geven. Interoffice-communicatie draagt ook bij aan een professioneler imago voor kantoorbezoekers.
Hoewel faxmachines minder worden gebruikt in bedrijfskantoren dan in het verleden, hebben sommige bedrijven nog steeds hun gebruik nodig voor het verzenden van papieren documenten die niet kunnen worden gescand. Dit wordt vaker aangetroffen in kantoren die beveiligde, gevoelige of vertrouwelijke papieren dossiers verwerken, zoals advocatenkantoren en medische kantoren.
Als een kantoor een aanzienlijke hoeveelheid documentvoorbereiding vereist, met name correspondentie, kan het verstandig zijn om in dicteerapparatuur te investeren om het voor administratief medewerkers gemakkelijker te maken om gedrukte kopieën van brieven en andere gedicteerde documenten te verwerken en te maken. Andere communicatieapparatuur die een bedrijfskantoor mogelijk nodig heeft, zijn draadloze telefoons, antwoordapparaten, Bluetooth-headsets, mobiele apparaten of smartphones, bandrecorders, video-opname- en weergaveapparatuur en televisies of beeldschermen.
Algemene kantooruitrusting
Andere apparatuur kan ook door kantoren worden vereist. Archiefkasten zijn belangrijk voor het bewaren van kopieën van documenten die ter plaatse moeten worden bewaard, hetzij om ze te bewaren of om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen. Om dezelfde reden kan een brandveilige kluis waardevolle spullen en gevoelige originele documenten beveiligen.
Sommige apparaten zijn zo alomtegenwoordig dat bijna alle kantoren ze nodig hebben en regelmatig gebruiken. Het fotokopieerapparaat helpt bijvoorbeeld kantoren noodzakelijke duplicaten van documenten te maken die het bedrijf moet maken voor partners en klanten, zoals correspondentie en overeenkomsten of contracten. Papiervernietigers zijn ook nodig om gevoelige, gepatenteerde of anderszins vertrouwelijke informatie op een veilige manier te verwijderen.
Kantoren kunnen ook andere algemene apparatuur nodig hebben, zoals frankeermachines om uitgaande post te verwerken, een labelmaker voor opslagbehoeften en whiteboards voor planning en strategiesessies.
