E-mail is de standaardmethode voor communicatie geworden voor bedrijven en bedrijven die communiceren met bedrijven. Dat gezegd hebbende, er zijn tijden dat een traditionele professionele zakelijke brief nodig is. Dit kan zijn voor het zoeken naar vacatures, zakelijke voorstellen of zelfs juridische redenen. Formatteer de brief goed voor de beste kans om resultaten te behalen. De huidige bedrijfsstijlen gebruiken de letter "blokindeling" voor het bedrijfsleven in plaats van de "ingesprongen stijl" die wordt gebruikt voor minder formele brieven.
Maak een briefhoofd
Het briefhoofd biedt uw informatie, waaronder uw naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), adres en andere relevante contactgegevens, zoals telefoonnummer, fax en e-mail. De meeste computerverwerkingsprogramma's openen de "header" -sectie door dubbel te klikken op de bovenste inch van de lege bestandspagina. In blokstijl is er geen inspringen of centreren van de informatie. Het is slechts een blok informatie langs de linkermarge. Deze kop wordt alleen op de eerste pagina gebruikt.
Als u geen briefhoofd in het kopgedeelte kunt maken, hebt u twee opties. Verplaats het briefhoofd naar het hoofdgedeelte als het eerste blok of plaats de datum eerst met uw contactgegevens tussen de datum en de informatie van de ontvanger.
Datum, adres en aanhef
De datum, het adres en de begroeting zijn de eerste drie blokken in het gedeelte met de hoofdletterpagina. Zorg ervoor dat u niet in het kopgedeelte staat door op de hoofdpagina van het hoofdgedeelte te klikken. De eerste regel is de datum die is geformatteerd door de maand uit te spellen met de dag en het daaropvolgende jaar, bijvoorbeeld 10 mei 2017.
Houd een lege regel tussen de datum en het adresblok van de ontvanger. Inclusief "Mr.", "Ms." of "Mevr." waar van toepassing. Gebruik het volledige adres en de contactgegevens, plaats de straatinformatie op één regel en de stad en vermeld in de volgende regel. Sla een regel over voor de aanhef die wordt gevolgd door een dubbele punt, bijvoorbeeld 'Geachte mevrouw Smith:'.
Formatteer de tekst van de brief
Tussen het adres en de aanhef of na de aanhef kunt u een verwijzing opnemen voor de brief met een samenvatting van het onderwerp, zoals een 'RE: Supervisor-positie'. Ga dan door met het schrijven van de hoofdtekst. Gebruik een conservatief lettertype van 10 of 12 punten, zoals Times New Roman, Cambria of Arial. Alinea's worden niet ingesprongen, geplaatst in de linkermarge en gescheiden door één regelafstand. Marges moeten een inch aan alle zijden van het document zijn.
Verhuizen naar de tweede pagina
Neem alleen de briefhoofdcontactinformatie op de eerste pagina van de brief op. Zoals eerder opgemerkt, is de eerste pagina de enige plaats die een briefhoofd moet hebben met de volledige naam en het volledige adres van de afzender. De kop van de tweede pagina moet het paginanummer gecentreerd weergeven. U kunt ook de geadresseerde van de letter in de linkermarge en de datum aan de rechtermarge invoegen, zodat de lezer het document kan identificeren als de twee pagina's ooit gescheiden raken.
De brief sluiten
Letters worden gesloten met een handtekeningblok. Sluit de letter op de tweede pagina door een neutrale maar vriendelijke afsluiting te gebruiken, zoals 'Oprecht' of 'Met vriendelijke groeten'. De afsluiting wordt gevolgd door een komma, vier spaties en uw naam. Voeg je titel toe, indien van toepassing, onder je naam. Onderteken de letter in blauwe of zwarte inkt in de ruimte boven je naam.
Als je iets met de letter hebt toegevoegd, zoals een cv of een voorstel, wil je opmerken dat er twee vakken onder je naam in een "bijlage (s)" staan.
