Of u nu een bestelling bestelt voor een pizza, een bestelling plaatst voor een tv-advertentie, auto-onderdelen of een transportsysteem, het proces voor het opnemen van een bestelling verandert niet. Beleefd zijn en alle nodige informatie verzamelen om de bestelling te plaatsen, voltooit de transactie op een professionele manier en bevordert de klanttevredenheid. Het bestelproces kan bepalen of een klant een herhaalbestelling plaatst.
Identificeer uzelf en uw vestigingsplaats wanneer u de telefoon opneemt. Bijvoorbeeld: "ABC123 Company, dit is Sally, hoe kan ik u vandaag helpen?" Nooit eten of drinken wanneer u aan de telefoon bent en spreek duidelijk en langzaam zodat de klant u kan verstaan. Houd je stem op een gelijk niveau; als je de neiging hebt om luid te praten, kun je die neiging afremmen wanneer je aan het bellen bent op het werk en een vriendelijke toon in je stem houden. Gebruik de juiste grammatica en vermijd straattaal.
Vraag naar de naam van de beller en gebruik deze tijdens het gesprek. Bel een klant niet bij haar voornaam tenzij zij u opdracht geeft om dat te doen; gebruik haar formele titel. Zet de klant nooit in de wacht of luidspreker, zonder eerst haar toestemming te vragen en te wachten op haar antwoord.
Luister aandachtig naar de klant en noteer relevante informatie. Vraag hem om te herhalen indien nodig. Vertrouw niet op je geheugen. Gedraag je nooit alsof je haast hebt, de belangrijkste klant is degene die momenteel aan het bellen is. Houd je manier geduldig en behulpzaam.
Zorg ervoor dat u alle benodigde informatie krijgt om de bestelling te plaatsen, inclusief het exacte artikel, specificaties, formaat en andere relevante informatie. Het is beter om meer informatie te hebben dan je nodig hebt om de bestelling correct te plaatsen dan te weinig. Herhaal altijd de bestelling van de klant terug ter verificatie. Zorg ervoor dat ze duidelijk is over de prijs van het bestelde artikel om te voorkomen dat de klant een onaangename verrassing krijgt wanneer ze de rekening ontvangt.
Vraag de klant naar zijn telefoonnummer zodat je hem terug kunt bellen als je later nog vragen over de bestelling hebt. Beëindig altijd het gesprek door de klant te bedanken voor zijn bedrijf. Wacht tot hij de telefoon als eerste ophangt, zodat hij het geluid van de telefoon niet hoort ophangen.
