Proceduredocumentatie schetst duidelijk de kritieke taken die in een bedrijf plaatsvinden. Ze elimineren verwarring onder werknemers en zetten alle leden van een bedrijf op dezelfde pagina. Een procesdocument definieert wat de huidige processen in een bedrijf zijn. Door de huidige werkwijzen te identificeren, ontdekt u vaak tekortkomingen in het huidige systeem en ziet u ruimte voor verbetering. Dankzij de documentatie van het proces kan het bedrijf zich sneller aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften. Het duidelijk schetsen van de huidige functies van uw bedrijf zal het bedrijf beter vooruit helpen.
Bepaal de reikwijdte van het document. U kunt elk proces documenteren binnen een bedrijf of in grotere bedrijven, u concentreren op één reeks processen. Een grote onderneming kan bijvoorbeeld alleen met hun boekhoudfuncties beginnen, in plaats van de volledige werking van de organisatie te documenteren.
Ontwerp een visuele weergave van de processen van één pagina. Voeg een toepassingsmatrix toe, een overzicht van wie verantwoordelijk is voor elke taak of een processtroomdiagram. Een processtroomdiagram is een representatie op hoog niveau van de verschillende stappen om een proces te voltooien en hoe de stappen door de organisatie lopen. De verschillende stappen voor het betalen van een factuur kunnen bijvoorbeeld worden geschetst met een processtroomschema.
Verklaar de impact van het proces op producten en diensten. Geef details over de effecten van normale bewerkingen en de effecten die een storing in het proces zou kunnen veroorzaken. Als facturen bijvoorbeeld verloren gaan en niet worden betaald, weigert de leverancier de volgende bestelling te verzenden.
Definieer de rollen binnen het proces. Identificeer de rollen door hun functie en niet door een persoon. Bijvoorbeeld, crediteurenadministrateurs verwerken de facturen en voeren ze in bij het systeem voor betaling. De controller keurt de facturen goed en autoriseert de betaling.
Geef een overzicht van alle computersystemen en software die in het proces worden gebruikt. Definieer duidelijk elk systeem, het doel en de functionaliteit ervan.
Documenteer het proces van begin tot eind. Gebruik uw processtroomdiagram als richtlijn voor het opstellen van de tekst. Voeg zoveel mogelijk details toe, afhankelijk van het bereik dat u hebt gekozen om in het document op te nemen. Gebruik rolnamen om verantwoordelijkheid toe te wijzen in plaats van individuele namen.
Neem een sectie op voor uitzonderingen. Documenteer wat er gebeurt als de normale processtroom niet wordt gevolgd. Wanneer computersystemen bijvoorbeeld niet werken, wordt een papieren boekhoudsysteem ingevoerd om facturen te verwerken.
Bekijk het procesdocument met alle betrokken partijen. Zorg dat iedereen het eens is over de processen.
