'Stamkennis' wordt gedefinieerd als elke ongeschreven informatie die uw bedrijf, team, groep of stam gebruikt om zijn doelen te bereiken. Het probleem met stamkennis is wanneer je belangrijke leden van de stam verliest, verdwijnt de kennis ermee. Wanneer u de procedures of het proces van uw bedrijf documenteert, kunt u deze kennis beschermen en snel nieuwe leden op de hoogte brengen. Het begrijpen van de noodzaak van het documenteren van "Tribale kennis" is een belangrijk element bij het maken van deze documenten.
Definieer uw deliverables
Maak een "Scope Statement" door een eenvoudige verklaring te schrijven die alles identificeert wat in dit documentatieproject moet worden opgenomen. Identificeer duidelijk het specifieke proces dat zal worden gedocumenteerd. Geef aan of de procesdocumentatie aangeeft hoe het proces vandaag werkt, of definieert hoe het proces in de toekomst zou moeten werken.
Maak een "Ownership Matrix" die laat zien wie de eigenaar is van het proces of wie de eigenaar is van welke delen van het proces. Deze matrix kan zo eenvoudig zijn als een organigram of een processtroomdiagram dat de eigenaars en de contactgegevens van de eigenaar duidelijk identificeert.
Identificeer de specifieke producten of diensten die worden gedocumenteerd. Dit is meestal een lijst die alle of de relevante informatie bevat, zoals het modelnummer, onderdeelnummer en beschrijving.
Beschrijf de rollen van degenen die bij het proces zijn betrokken. Geef een duidelijke uitleg op basis van functie en niet op individuele vaardigheden. Leg uit wat deze functie doet en hoe deze in het proces past. Dit kan een enkel document zijn met een lijst van de functietitel en beschrijving of een volledige taakomschrijving voor elke sleutelpositie in het proces dat wordt gedocumenteerd.
Documenteer elke stap van het proces, van begin tot eind, door een "Processtroomschema" of diagram te maken. Doorgaans wordt een stroomdiagram op hoog niveau gecreëerd dat de belangrijkste stappen van het proces toont en een stroomdiagram op laag niveau documenteert de processtappen die ondergeschikt zijn aan elk van de hoofdstappen.
Maak passende "Policies and Procedures" -documentatie voor elke stap van het proces. Terwijl u het proces met interviews en onderzoek verkent, zullen deze beleidsregels en procedures naar voren komen. Houd gedetailleerde aantekeningen bij, die als basis zullen dienen voor het opstellen van deze beleids- en proceduredocumenten.
Voeg een document toe aan uw deliverables dat een uitleg geeft van het interne proces "Documentbeheer". Dit document moet uitleggen hoe bedrijfsdocumenten worden beoordeeld en goedgekeurd en gedistribueerd en gearchiveerd binnen het bedrijf.
Maak de documenten
Inventariseer de bestaande documenten om een duidelijk beeld te krijgen van wat er momenteel is. U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden door nieuwe documenten te maken als dezelfde informatie wordt behandeld in bestaande documenten. Bepaal welke van deze documenten bruikbaar zijn en waarop u kunt bouwen en welke documenten verouderd zijn. Met een voltooide inventaris van bestaande documenten, weet u welke documenten ontbreken en moet worden gemaakt. Genereer een algemene lijst met documenten waarin de status van elk document wordt weergegeven als bestaand, verouderd of nieuw. Houd deze "inventaris" bij de hand voor uw eerste ontmoeting met de topmanager.
Maak de 'Ownership Matrix' door alles wat al beschikbaar is te bekijken, zoals bestaande organigrammen en bedrijfsmappen. Houd deze "Ownership Matrix" bij de hand voordat u voor het eerst met de topmanager overlegt.
Maak kennis met de topmanager en bekijk uw "inventaris" en "eigendomsmatrix". Het doel van deze bijeenkomst is niet alleen om de topmanager ertoe te brengen uw onderzoek te onderzoeken, maar om het goed te keuren en het eens te zijn met uw plan. Wees voorbereid op deze vergadering en verspilt de tijd van de topmanager niet.
Maak kennis met elk afdelingshoofd nadat u alle wijzigingen van de topmanager in uw 'Voorraad' en 'Eigendomsmatrix' heeft aangebracht. Het doel van deze afdelingshoofdvergaderingen is om dat afdelingshoofd op de hoogte te brengen van wat u doet en discussies op te starten over de rol van elke afdelingshoofd en de processtappen die zij hebben. Maak gedetailleerde notities of neem de vergadering op zodat u niets mist. Naarmate je verdergaat door deze afdelingshoofdvergaderingen, zal het proces opkomen en beginnen te stollen.
Werk alle deliverables op een continue basis bij als u de nieuwe of meer accurate informatie van elk afdelingshoofd ontvangt. Na je laatste afdelingshoofdvergadering had je ongeveer de helft van je deliverables moeten invullen.
Ontmoet de juiste supervisors, topambtenaren en anderen die bij het proces betrokken zijn om duidelijk te maken wat er echt gaande is in die stap van het proces. Deze mensen worden tijdens je interview geïdentificeerd door hun afdelingshoofd. Deze hands-on mensen zijn doorgaans meer op de hoogte van de stap-voor-stap, van dag tot dag, procedures in hun verantwoordelijkheidsdomein dan hun respectievelijke afdelingshoofd. Nogmaals, neem gedetailleerde aantekeningen en doe er alles aan om voorbereid te zijn voordat je deze mensen ontmoet, zodat je de tijd minimaliseert die je uit hun drukke dag haalt.
Maak uw eerste versie van al uw documenten af. Dit wordt een eerste concept genoemd, maar deze documenten moeten nog steeds volledig zijn op basis van alle informatie die u tot nu toe hebt verkregen.
Distribueer uw eerste conceptdocumenten, duidelijk gemarkeerd als eerste conceptversie, naar de respectieve afdelingshoofden en ondergeschikten voor hun beoordeling. Geef ze de tijd om deze documenten volledig te bekijken en vraag hen om eventuele wijzigingen opnieuw te markeren.
Start een tweede ronde van individuele vergaderingen met dezelfde afdelingshoofden en ondergeschikten om alle rode lijnen te bekijken en u voor te bereiden op uw definitieve versie van deze documenten.
Voltooi alle red-line revisies. Let goed op wijzigingen in één stap, die van invloed kunnen zijn op de vorige of volgende stap, en wijzig die documenten, procedures of stroomstappen dienovereenkomstig. Dien deze definitieve versie in bij de respectieve afdelingshoofden en ondergeschikten voor hun uiteindelijke beoordeling.Dien de volledige definitieve versie gelijktijdig in bij de topmanager voor de beoordeling door de topmanager.
Voer de laatste herzieningen uit en dien deze herziene documenten in bij de initiatiefnemer voor definitieve goedkeuring. Er kunnen talloze herzieningen zijn voorafgaand aan de definitieve goedkeuring. U hebt elke ondergeschikte en afdelingshoofd nodig om u volledige goedkeuring te geven voor de documenten of gedeelten van de documenten die rechtstreeks betrekking hebben op hun verantwoordelijkheidsdomein. Uw documentatie wordt echter pas als goedgekeurd beschouwd als de topmanager deze heeft beoordeeld en goedgekeurd.
Tips
-
Interviews kunnen delicaat zijn als je iemands werkdag onderbreekt. Wees voorbereid op deze interviews door het relevante materiaal beschikbaar te hebben, zoals de "Processtroomschema" of andere documenten die het interview helpen vooruit te komen. Wees persoonlijk en behandel iedereen altijd met dezelfde waardigheid en respect die je van jezelf verwacht. Wees efficiënt en houd het interview gericht op het specifieke doel van de bijeenkomst.
