Verslag schrijven in een essentiële vaardigheid op alle niveaus van het bedrijfsleven. Het schrijven van duidelijke, beknopte rapporten is een belangrijke vaardigheid voor effectieve zakelijke communicatie. Een effectief, goed geschreven rapport kan de verkoop stimuleren, meer samenhangende en beter functionerende teams creëren, processen stroomlijnen en financiële operaties verbeteren. Rapporten kunnen het management wijzen op kansen voor bedrijfsgroei, gebieden identificeren waar grotere efficiëntie kan worden gerealiseerd en samenhangende bedrijfsprocedures tot stand brengen. Omdat het zo essentieel is voor het functioneren van de meeste bedrijven, wordt het schrijven van rapporten beschouwd als een van de belangrijkste vormen van zakelijke communicatie.
overwegingen
Rapport schrijven, omdat het zo'n belangrijk onderdeel is van zakelijke communicatie, moet goed gepland zijn. Belangrijke overwegingen zijn onder meer het kennen van de doelgroep voor wie het rapport wordt geschreven, de redenen voor het schrijven van het rapport, het einddoel waarvoor het rapport is bedoeld en de specifieke stafmedewerkers die nodig zijn om informatie bij te dragen die essentieel is voor de voltooiing van het rapport. Het is van vitaal belang om het aantal bedrijfsmiddelen te bepalen dat zal worden gebruikt voor het schrijven van het rapport en om de waarde van deze bronnen te vergelijken met het nettorendement dat wordt verwacht bij het maken van het rapport. Als er veel waardevolle bronnen nodig zijn voor het schrijven van een rapport, maar het rapport zal slechts een klein voordeel opleveren, dan is het geen effectief project. Een minder tijdrovende vorm van zakelijke communicatie, zoals een memorandum, is misschien wat nodig is.
Planning
Nadat alle overwegingen zijn onderzocht en gedocumenteerd, construeert de schrijver van het rapport - of het projecthoofd als meerdere schrijvers het rapport maken - een plan. Planning is essentieel voor effectieve zakelijke communicatie, nergens meer dan bij het schrijven van rapporten. Een uitgebreid plan voor het schrijven van een rapport bevat de tijdlijn voor het maken van het rapport, benodigde materialen, een lijst met alle bijdragers en alle noodzakelijke secundaire materialen en benodigdheden, zoals illustraties.
Productie
Productie is de belangrijkste stap in alle zakelijke communicatieprojecten. Bij het schrijven van rapporten kan de productie slechts een dag of zelfs enkele maanden duren, afhankelijk van de omvang van het project. Het is belangrijk om het plan periodiek te raadplegen tijdens lange projecten voor het schrijven van rapporten om ervoor te zorgen dat het project op schema ligt om tijdig te worden voltooid.
Beoordeling
Een rapport wordt normaal gesproken beoordeeld door ten minste de schrijver voordat het aan de uiteindelijke ontvangers wordt bezorgd. Goede grammatica en stijl zijn nodig voor alle zakelijke communicatie, dus de beoordeling moet minimaal een beoordeling van de spelling en interpunctie bevatten. Als de tijd het toelaat, moet een uitgebreidere beoordeling van de inhoud worden uitgevoerd. Indien mogelijk moet de corrector iemand zijn die het materiaal opnieuw ziet; "frisse ogen" zijn geneigd om typefouten of grammaticale problemen op te sporen die iemand die nauw betrokken is geweest bij het maken van het rapport mogelijk niet betrapt.
Levering
Het afleveren van een rapport kan verschillende vormen aannemen: een rapport kan worden gepresenteerd als diavoorstelling en discussie, in zijn geheel worden afgedrukt en gemaild naar ontvangers of worden verdeeld in verschillende secties en gedurende verschillende weken aan verschillende ontvangers worden afgeleverd. Een kortere versie van een lang rapport kan worden gepresenteerd, terwijl de volledige versie in gedrukte vorm wordt verstrekt. Leveringsmethoden worden bepaald door de lengte van het rapport, de beschikbaarheid van de schrijver om de bevindingen te presenteren en de geografische locaties van de ontvangers.
