Naast recruteren en behouden, is training een van de drie belangrijkste aspecten van effectief werknemersbeheer. Voordat u gaat zitten om uit te werken wat uw personeelstrainingsprogramma zou moeten inhouden, is het echter nuttig om een SWOT-analyse voor werknemers uit te voeren en te kijken naar de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van het bedrijf.
Stel eerst uw team samen om de SWOT-analyse te maken. Dit kan een multifunctioneel team zijn van managers uit verschillende delen van het bedrijf, die allemaal een aandeel hebben in het ontwikkelen van een geweldig opleidingsprogramma voor werknemers. Het team kan werknemers omvatten die de training hebben doorlopen, succesvolle teamleden die weten waar de kansen liggen of de trainingsexperts van het bedrijf. Of het SWOT-team is misschien een kleinere groep, misschien zelfs maar één persoon, die goed bekend is met zowel de werknemers als de trainingsbehoeften van het bedrijf. Een groter team is over het algemeen beter (zonder te groot te worden), omdat er meer ideeën naar voren zullen komen.
Voordat u begint, is het belangrijk dat elk teamlid begrijpt wat u doet en waarom u het doet. Alle teamleden moeten niet alleen bekend zijn met het SWOT-proces, maar ook met het specifieke gewenste resultaat van het proces en het algemene initiatief voor werknemersopleidingen. Geef iedereen achtergrondinformatie en begin.
De meeste SWOT-groepen vinden het het eenvoudigst om te beginnen met sterke punten. Dit zijn de sterke punten van uw huidige werknemersbestand, de dingen die, hoewel ze altijd kunnen worden verbeterd, uw werknemers het momenteel erg goed doen. Als uw medewerkers allemaal extravert en vriendelijk zijn, is dat een sterkte. Als ze op tijd consequente rapporten indienen, is dat een sterkte. Sterke punten zijn items die waarschijnlijk geen hoge prioriteit hoeven te krijgen bij het trainen in uw nieuwe ontwikkelingsprogramma voor werknemers, naast wat er al wordt gedaan om die vaardigheden te trainen. Maak een uitgebreide lijst van de sterke punten van uw werknemers en zorg ervoor dat alle teamleden het ermee eens zijn dat dit inderdaad sterke punten zijn.
Na sterke punten zijn de logische plaats om te bewegen zwakke punten. Dit zijn de gebieden met de meeste behoefte aan verbetering in uw werknemers, waarschijnlijk de gebieden die uw bedrijf ertoe hebben gebracht om in de eerste plaats het training- en ontwikkelingsproces van werknemers te onderzoeken. Als een klantenserviceteam klanten die een annulering aanvragen niet kan verleiden om bij uw bedrijf te blijven, is dat een zwakte. Als een operations manager geen winst- en verliesrapport kan lezen, is dat een zwak punt. Zwakke punten zijn items die uw team uiteindelijk als hoge prioriteit wil plaatsen in het proces van de medewerkerstraining. Maak opnieuw een uitgebreide lijst met zwakheden van werknemers en wees eerlijk.
In SWOT-analyses, waar sterktes en zwaktes over het algemeen intern zijn, worden kansen en bedreigingen gevonden door buiten de groep te kijken. Hoewel sterke en zwakke punten zijn wat u in het verleden hebt gezien en nu ziet, zijn kansen en bedreigingen wat u nu begint te zien, maar er in de toekomst meer van zult zien. Een mogelijkheid voor een verkoopteam kan bijvoorbeeld een nieuw product, functie of prijspunt zijn dat vertegenwoordigers kunnen verkopen (wat in dit geval uiteraard een mogelijkheid voor werknemers zou bieden om te trainen). Een mogelijkheid voor een boekhoudafdeling kan nieuwe belastingsoftware zijn of nieuwe online opslagbeschikbaarheid, wat opnieuw een opleidingsmogelijkheid zou creëren.
Ten slotte moet een realistisch en grondig onderzoek van externe bedreigingen worden overwogen om de SWOT af te ronden. Bedreigingen zijn die programma's, kwaliteiten of gebeurtenissen die uw werknemers benaderen en die de effectiviteit of efficiëntie van het bedrijf kunnen belemmeren. Die nieuwe belastingsoftware die een mogelijkheid was voor een efficiëntere boekhouding, kan bijvoorbeeld ook een bedreiging vormen; Immers, als de accountants niet voldoende weten hoe ze het moeten gebruiken, kan het ze vertragen. Een concurrent die een nieuw, lager prijsniveau biedt, kan een bedreiging vormen voor verkoopmedewerkers, omdat ze de omzet kunnen verliezen als ze niet voldoende zijn getraind om tegen die lagere prijs te verkopen.
Nadat je de SWOT volledig hebt geassembleerd en je team het ermee eens is, begint het moeilijkste deel: je moet het document gebruiken om je trainingsprogramma opnieuw uit te lijnen en opnieuw op te bouwen. De SWOT ziet er geweldig uit op papier, maar het is waardeloos als het niet op de juiste manier wordt gebruikt om de training van werknemers af te stemmen op de dringendste behoeften van het bedrijf. Sterke punten zijn gebieden die moeten worden versterkt, maar niet als een prioriteit worden getraind, terwijl zwakke punten kunnen worden gebruikt om uw belangrijkste trainingsonderwerpen te genereren. Hoewel de sterke en zwakke punten laten zien welke training uw medewerkers nu wel en niet nodig hebben, moeten kansen en bedreigingen aangeven welke training moet worden geïmplementeerd om uw bedrijf proactief te houden in plaats van een reactieve rol.
Waarschuwing
Het is heel gemakkelijk, vooral in groepsverband, om sterke punten te benadrukken en zwakke punten te onderkennen. Het belang van eerlijke discussies, van een realistische inschatting van kenmerken en attitudes van medewerkers, kan niet genoeg benadrukt worden.
