Een projectscope document is essentieel om de deliverables van een project te verduidelijken, ongeacht of het project bezig is met het ontwikkelen van software of het modelleren van een werf. Het projectscope document wordt vaak gemaakt door een projectmanager of een analist, in nauwe samenwerking met de klant en andere projectteamleden. Zodra het bereik is voltooid, moet dit samen met de klant, het team en het management worden beoordeeld om te controleren of het klopt, alle betrokken partijen hiermee instemmen en de resultaten van het project voldoen aan de behoeften van de klant. De scope moet worden goedgekeurd door de klant en leden van uw organisatie volgens uw ontwikkelingsproces.
Bereid je voor op de beoordeling van de projectscope
Maak een lijst met alle klanten en teamleden die het scopedocument moeten nakijken. Bekijk projectinitiatiedocumenten of neem contact op met de projectmanager om deze informatie te verzamelen.
Stel een vergadering in en nodig alle teamleden uit. De vergadering kan persoonlijk zijn of deze kan virtueel zijn, afhankelijk van de structuur en technologie van uw organisatie.
Verzend het voltooide scandocument naar de lijst. Stuur het enkele dagen voor de vergadering om de deelnemers voldoende tijd te geven om het te beoordelen.
Maak kopieën van het document om naar een fysieke vergadering te brengen. Zelfs als u van plan bent een elektronische kopie op een overheadprojector of een soortgelijk apparaat weer te geven, is het mogelijk dat sommige van uw deelnemers comfortabeler werken vanaf een papieren versie.
Voer Scope Review uit met klanten en teamleden
Maak kennis met de klanten en het team. Lees het document door, in het bijzonder die gebieden die complexer zijn of meer onderhevig aan interpretatie. Hoewel u het document van tevoren hebt verzonden, kunt u verwachten dat de meeste deelnemers het niet hebben geschreven.
Leg eventuele openstaande vragen of wijzigingen vast in de documentomvang.
Werk het bereik bij met de antwoorden op vragen en andere wijzigingen en stuur het naar de klanten en projectteamleden, vraag om afmelding en goedkeuring van het document.
Tips
-
In sommige organisaties vindt u het misschien moeilijk om vergaderingen te plannen die iedereen kan bijwonen. Ontdek de mensen die absoluut persoonlijk aanwezig moeten zijn en rond hun agenda moeten plannen. Follow-up met anderen die niet kunnen deelnemen via e-mail of telefoontjes om te zien of zij opmerkingen hebben over het scopebericht.
