Of ze nu door de post of per e-mail worden verstuurd, zakelijke brieven volgen altijd een specifiek formaat en stijl. Het volgen van het format komt snel ter zake en vertelt uw lezer over aanvullende verwante documenten die u hebt toegevoegd, zoals een cv, een ondertekend contract of kopieën van betaalde facturen. Het detailleren van bijlagen in de hoofdtekst van uw brief en ze op te schrijven onderaan in uw brief is een professionele manier om de ontvanger te helpen begrijpen waarom u schrijft en welke aanvullende materialen u hebt verzonden.
Vertel de lezer waarom u schrijft
Een goed geschreven brief begint met een enkele zin die uitlegt waarom u schrijft. Vertel de ontvanger wat en hoeveel documenten u bijvoegt en waarom u deze invoert. Je moet beginnen met zinnen als "Ik sluit mijn cv in voor de functie van assistent-manager" of "Bijgevoegd is een kopie van de brief die ik heb ontvangen ter bevestiging van mijn recente betaling."
Vermijd te formeel te zijn
Uw zakelijke brief moet niet de veel formelere uitdrukking "Please find enclosed …" bevatten. Hoewel het niet grammaticaal onjuist is, wordt dat type formele geschreven taal meestal gebruikt in academische tijdschriften, officiële documenten en plaatsen waar een verhoogde mate van ernst vereist is. Vermijd in het algemeen te overdreven formeel taalgebruik in uw dagelijkse zakelijke correspondentie en e-mails.
Maak een lijst van de bijlagen of bijlagen onder uw handtekening
Onder aan de letter nadat de handtekeningregel de juiste plaats is om bijlagen bij te houden. Als u e-mail verzendt, dubbele ruimte na de handtekening en vervolgens de bijlagen citeert met een korte notatie zoals "Bijlage: Doorgaan voor Jane K. Doe." Als u een brief via de postdienst verzendt, voegt u een notatie toe die in het kort beschrijft de bijlagen twee lijnen onder de handtekening. U kunt het woord "enclosure" uitschrijven (bijvoorbeeld: "Enclosure: Monthly Market Summary") of de algemene bedrijfsafkorting "enc." Gebruiken ("Enc: Resume for John K. Doe)
Aanvullende tips voor zakelijke e-mail
Bijlagen benoemen: Formatteren is van cruciaal belang bij het verzenden van een zakelijke e-mail. De bestandsnaam van de bijlage moet gerelateerd zijn aan uw e-mail. Vermeld uw naam, een korte beschrijving van het onderwerp en de datum van de e-mail. Als er meer dan één pagina is voor uw bijlage, geeft u dat ook aan.
Foto's efficiënt toevoegen: Als u foto's verzendt, moet u ervoor zorgen dat u uw foto's bijsnijdt om alleen datgene weer te geven dat relevant is en in een kleine of middelgrote omvang die snel wordt gedownload op de computer of het apparaat van uw ontvanger.
Zorg ervoor dat alles is inbegrepen: Voordat u de envelop verzegelt of op de verzendknop drukt, moet u ervoor zorgen dat uw bijlagen zich in de envelop bevinden of dat u uw documenten aan uw e-mail hebt bevestigd. Veel recruiters en andere bedrijven kunnen brieven weglaten die de gevraagde bijlagen niet bevatten. Het geeft ook de indruk dat de afzender onzorgvuldig is.
