E-mail is een efficiënte en snellere methode om zakelijke communicatie te verzenden in vergelijking met de postdienst. Het is ook een eenvoudigere manier om documenten uit te wisselen. Sommige zaken waarmee u rekening moet houden bij het verzenden van een zakelijke e-mail met een bijlage zijn de grootte, het programma dat is gebruikt om de bijlage te maken en de mogelijkheid van virussen. Het is ook belangrijk om te onthouden dat de ontvanger mogelijk niet de enige is die uw bericht ziet. Gebruik een professionele toon die een gunstige indruk achterlaat.
Schrijf een onderwerpregel die het bericht adequaat weergeeft. Specifieke onderwerpregels helpen werknemers hun e-mail te organiseren op basis van bedrijfsprojecten. Vage titels zoals "Belangrijk" of "Lees alstublieft" maken het moeilijk om berichten in de toekomst te vinden.
Stel een bericht samen dat beknopt en gemakkelijk te lezen is. Medewerkers moeten dagelijks grote hoeveelheden e-mailberichten doornemen en hebben weinig tijd om lange berichten te lezen. Gebruik een leesbaar lettertype, neem veel witruimte op en gebruik hoofd- en kleine letters op de juiste manier. Schrijf uw bericht op een toon die vriendelijk en toch professioneel is, en begin en eind met professionele begroetingen.
Raadpleeg de bijlage. Drukbezette medewerkers hebben vaak haast met spoed en kunnen de bijlage over het hoofd zien als er geen verwijzing naar is. Laat de ontvanger weten wat de bijlage bevat en wat ermee te doen.
Zorg ervoor dat u het document hebt bijgevoegd voordat u het verzendt. Janis Fisher Chan, auteur van "E-Mail: A Write It Well Guide - E-mail schrijven en beheren op de werkplek", adviseert om het document bij te voegen voordat je begint met het schrijven van je bericht.
Laat uw lezer weten welk programma nodig is om het bestand te openen. De Microsoft Office Suite en Adobe Acrobat Reader zijn veelvoorkomende toepassingen die op de werkplek worden gebruikt.
Overweeg de hoeveelheid tijd die de ontvanger nodig heeft om de bijlage te downloaden. Gebruik een bestandscompressieprogramma voor grote bestanden, zoals WinZip, of breek het bestand in kleinere secties die u afzonderlijk kunt verzenden. Als tegenprestatie voor de drukke werknemer kunt u het document ook in de hoofdtekst van het bericht plakken.
Test uw bericht. Spelling en grammaticale fouten lijken onprofessioneel. Vermijd ook het gebruik van jargon, afkortingen en emoticons in uw bericht. Dit kunnen bekende termen zijn, maar ze zijn ongepast in zakelijke berichten.
Scan uw bericht en bijgevoegd document op virussen voordat u het verzendt.
Neem een disclaimer op waarin de lezer wordt aangemoedigd om de bijlage te scannen op virussen voordat deze wordt gedownload. Dit kan uw bedrijf beschermen tegen de mogelijkheid van juridische stappen als de ontvanger een virus ontvangt via uw bijlage.
Waarschuwing
Stuur geen kettingmails, spam of moppen als bijlagen. Ze zijn onprofessioneel en ongepast.
