Een voortgangsrapport is een geschreven document dat de voltooide stappen beschrijft en de resterende stappen naar een specifiek doel of doel. Een voortgangsrapport kan worden gebruikt om elk type activiteit te controleren dat een duidelijk begin en einde heeft, maar het wordt meestal gebruikt in een zakelijke of educatieve omgeving. Het rapport bevat meestal een overzicht van de activiteit of het project, acties die tot op heden zijn voltooid en een lijst met de resterende stappen die moeten worden voltooid.
Maak een koptekst van een voortgangsrapport. Als het voortgangsrapport naar een specifieke persoon wordt verzonden, wilt u mogelijk een memo-indeling gebruiken die een datum-, een naar- en een onderwerpbeschrijving bevat. Als het voortgangsrapport met een groep wordt gedeeld, kunt u de eerste pagina een titel geven, zoals 'Voortgangsrapport-Jameson House Build, 7 februari, 20XX'. Opmerking: als het voortgangsrapport bedrijfsgerelateerd is en u werk voor een middelgrote tot grote werkgever, moet u controleren of uw bedrijf een sjabloon of formulier voor voortgangsrapporten gebruikt in plaats van uw eigen sjabloon te maken.
Maak een overzichtsoverzicht van het voortgangsrapport. Dit is een paragraaf met twee tot vier zinnen die beschrijft wat het project of initiatief is, wie erbij betrokken is, waarom het wordt voltooid en het algehele tijdsbestek.
Beschrijf de voortgang tot nu toe voltooid. Afhankelijk van de complexiteit en de lengte van de activiteiten, kan dit een paragraafbeschrijving of een lijst met opsommingstekens zijn. De meeste voortgangsrapporten bevatten de datums waarop elk van de taken is voltooid.
Beschrijf het werk of de activiteiten die nog moeten worden voltooid, inclusief de beoogde einddatums. Afhankelijk van de complexiteit en de lengte van de activiteiten, kan dit een paragraafbeschrijving of een lijst met opsommingstekens zijn. Schat en documenteer de datum waarop het hele project of initiatief voltooid zal zijn.
Voeg notities toe over wegversperringen of uitdagingen die u tot nu toe hebt ervaren of waarvan u denkt dat deze zich zullen voordoen, indien van toepassing. Neem ook opmerkingen op over alle hulp die u nodig heeft om het project te voltooien.
Voeg een diagram of visuele weergave toe die het project, de voltooide stappen en resterende stappen voorstelt (optioneel). Deze kunnen worden gemaakt met behulp van Microsoft Project of Microsoft Excel. Als u dit voortgangsrapport aan een uitvoerend publiek presenteert, kan het toevoegen van diagrammen en grafieken de documentatie "aankleden".
Tips
-
Voortgangsrapporten bevatten vaak vertrouwelijke informatie. Zorg ervoor dat uw rapporten alleen worden gedeeld met de juiste doelgroepleden. Bewaar kopieën van uw voortgangsrapporten op een veilige plaats.
