Voortgangsverslagen zijn duidelijk, met een meer formeel ontwerp dan dat van kwartaalverslagen. Deze laatste variëren in hun formaat van bedrijf tot bedrijf en van instelling tot instelling. De volgende basisrichtlijnen zijn echter van toepassing op beide: houd rekening met uw doelgroep en wat ze verwachten te vinden in het rapport en houd uw schrijven duidelijk en beknopt, met een serieuze, no-nonsense toon en een nauwkeurige, open en betrouwbare stijl.
Items die je nodig hebt
-
Gegevens en informatie moeten worden opgenomen
-
Een goed tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word
Gebruik de traditionele memo-indeling voor zowel de voortgang als het kwartaalrapport. Begin met de datum, de naam en positie van de persoon naar wie het rapport zal gaan, uw naam en positie en een duidelijke, beknopte onderwerpregel. De onderwerpregel voor een voortgangsrapport kan bijvoorbeeld 'Voortgang project voor gegevensintegratie' zijn. De onderwerpregel voor een driemaandelijks rapport is vaak minder specifiek en zegt eenvoudig iets als 'Kwartaalverslag voor gegevensafdeling, derde kwartaal 2010'. Als het driemaandelijkse rapport een van meerdere is die naar dezelfde persoon gaat, zorg er dan voor dat u het exacte formaat kent dat de persoon verwacht.De lezer moet snel alle inkomende gegevens verwerken en verwacht in elk rapport specifieke soorten informatie op dezelfde plaats te vinden.
Voor een voortgangsrapport opent u met een samenvatting van de voortgang, zoals "Het project voor gegevensintegratie verloopt volgens planning en binnen het budget." Als u iets specifieks zoekt - hulp van een andere medewerker of afdeling, extra fondsen, enz. - maak er meteen een lijst van om er zeker van te zijn dat deze niet over het hoofd wordt gezien door de lezer. Open het driemaandelijkse rapport op een vergelijkbare manier door de informatie in het rapport samen te vatten.
Geef een gedetailleerde beschrijving van de achtergrond van het project, die u desgewenst kunt opnemen in de samenvatting van de voortgang door snel details samen te vatten en het doel en de tijdlijn ervan te beschrijven. In het kader van het driemaandelijkse rapport kunt u de voortgang opnemen die sinds het laatste rapport is gemaakt, waarbij rekening wordt gehouden met zowel het goede als het slechte. Houd in gedachten dat je open en eerlijk wilt zijn.
Geef in het voortgangsrapport alle voltooide werk op en gebruik actiewerkwoorden om te benadrukken dat degenen die aan het project werkten ijverig waren. U kunt ook specifieke datums opnemen waarop de fasen van het project zijn voltooid of wanneer een deel ervan actief is geworden of online is gegaan of wat het doel ook is. Op dit punt in het driemaandelijkse rapport en binnen het juiste formaat, begin met het detailleren van de gemaakte voortgang. Lijst problemen die moeten worden opgelost.
Geef details in een voortgangsrapport van alle problemen die u tegenkomt, strategieën om ze op te lossen en een tijdlijn voor hun oplossing of verklaring waarom het probleem aanhoudt.
Leg het werkschema in het voortgangsrapport vast, samen met prestaties die u verwacht gedurende het komende tijdsinterval. U kunt het rapport afronden met een algemene evaluatie van het project en wat tot nu toe is bereikt. In het driemaandelijkse rapport voorspellen opkomende kansen en uitdagingen, samen met de verwachte resultaten en belangrijke activiteiten. Misschien eindigen met een verzoek om opmerkingen, feedback en ideeën.
