Auteur en columnist Harvey MacKay heeft eens gezegd: "Als je faalt om te plannen, dan plan je om te falen." Nergens is dit meer waar dan in projectmanagement. Een succesvolle projectleider moet in staat zijn om veel ballen te goochelen met een divers team van mensen, en strategische planning, beoordeling en meting vormen de kern van dit alles. Als u een zorgvuldig plan samenstelt, duidelijk communiceert met uw team en de voortgang meet, is het pad naar een succesvol project vrijwel zeker.
Bepaal uw doelstellingen. Voordat u een project kunt leiden, moet u nauw samenwerken met uw klant om er zeker van te zijn dat u op dezelfde pagina bent als het gaat om wat verwacht wordt van het uiteindelijke product en dat de verwachtingen van de klant redelijk zijn. Creëer een projectdefinitiedocument met een overzicht van de bovenlijn, de overeengekomen doelstellingen en omvat de projectomvang, eventuele aannames en risico's, hoe u van plan bent om het project te benaderen, welke delen van uw organisatie uiteindelijk zullen werken aan het project en geschatte kosten en duur schattingen. Begin geen project zonder dit document ondertekend door de sponsors of klanten en eventuele belangrijke belanghebbenden.
Plan, plan en plan nog wat meer. Jack Gido en James Clements, auteurs van "Successful Project Management," zeggen: "De tijd nemen om een goed doordacht plan te ontwikkelen vóór de start van het project is van cruciaal belang voor de succesvolle uitvoering van elk project." Begin je planning door het project op te splitsen in een reeks kleinere emmers, waarbij taken in elk afzonderlijk worden geïdentificeerd. Voeg duidelijke mijlpalen toe aan de planning, zodat u kunt beoordelen of u op schema bent of niet naarmate het project vordert. Omvat kosten die u elke stap voordoet en geschatte manuren voor elke taak.
Stel een team samen om aan het project te werken op basis van de manuren en vaardigheden die u tijdens het planningsproces hebt geïdentificeerd. Communiceer duidelijk de algemene doelen, doelstellingen, bereik en begroting, evenals hun individuele rollen in het project. Zorg ervoor dat elk teamlid het budget en de middelen heeft om de klus te klaren. Gebruik RACI-kaarten indien nodig, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk of verantwoordelijk is voor elke mijlpaal, evenals wie de bijdragers zijn en wie moet worden geïnformeerd over de voortgang.
Maak een schema voor regelmatige communicatie met het team. Voor langetermijnprojecten kan één formele teamvergadering per maand voldoende zijn, waarbij het project één keer per week evolueert. In de allerlaatste weken van een project zou je kunnen ontdekken dat dagelijkse vergaderingen noodzakelijk zijn. Wees te allen tijde bereikbaar voor elk teamlid om vragen te beantwoorden.
Meet de voortgang van het project regelmatig. Het is jouw taak om het project op tijd, binnen het budget en volgens de verwachtingen van de stakeholders te voltooien. Veel projecten hebben echter last van een begrotingstroebel en een omvangrijk bereik. Jason Westland, auteur en CEO van projectbeheermaatschappij Method123, zegt dat het projectbudget een levend onderdeel moet zijn van het project dat u voortdurend evalueert met het team en de belangrijkste belanghebbenden gedurende de hele levensduur van het project. Als u de voortgang regelmatig beoordeelt en effectief met uw team communiceert, moet u problemen met het budget en de scope vroegtijdig kunnen identificeren en de nodige correcties kunnen aanbrengen.
