Het leiden van een vergadering is niet altijd gemakkelijk. Mensen zijn berucht omdat ze hun vergaderingen niet leuk vinden, ze overslaan en niet opletten wanneer ze aanwezig zijn. Als u een vergadering moet leiden, zorgt het implementeren van verschillende logische stappen ervoor dat uw deelnemers weten dat uw vergadering de moeite waard was en effectief werd geleid.
Maak de datum en tijd van de vergadering ruim van te voren bekend, zodat deelnemers hun schema's vrij kunnen houden. Stuur ook een e-mailherinnering de dag ervoor. Ten slotte is een aankondiging op de intercom 15 minuten van tevoren nuttig. Dit minimaliseert de kans dat iemand vergeet mee te doen.
Begin op tijd. Dit toont respect voor de punctuele mensen. Erken de laatkomers met een knipoog, of helemaal niet. Tijdens de vergadering hoeft niet te worden vermeld dat er te laat is.
Regel vooraf uw technologie en zorg ervoor dat alles in goede staat is. Niets is erger voor de deelnemers dan te zien hoe je worstelt met je laptoplink gedurende 15 minuten.
Houd een agenda bij, houd deze zo kort mogelijk en houd je eraan. E-mail de agenda vooraf, zodat deelnemers erover kunnen nadenken. Tijdens de vergadering, als iemand van de agenda afwijkt, zegt hij: "Laten we erover nadenken om die bezorgdheid op de agenda te plaatsen voor onze volgende vergadering."
Zorg ervoor dat het doel van uw vergadering heel duidelijk is. De agenda zou hierbij moeten helpen, maar u moet dit verder verduidelijken. Zorg ervoor dat het duidelijk is of het uw doel is om een probleem op te lossen, opties te bespreken of training te geven. Zorg dat iedereen precies weet waarom ze aanwezig zijn.
Bedenk dat mensen op verschillende manieren leren. Gebruik een verscheidenheid aan media - visuele, auditieve, zelfs fysieke activiteiten - om uw punten over te brengen.
Vraag mensen om aanvullende ideeën op te schrijven die betrekking hebben op het onderwerp en laat ze aan het eind van de vergadering achter in een stapel. Verstrek later elke deelnemer een gedrukt exemplaar van de vergaderminuten of stuur in plaats daarvan een e-mail.
Tips
-
Als de vergadering langer duurt dan 30 minuten, overweeg dan wat chocolaatjes op de tafels te plaatsen voor de aanwezigen.
Waarschuwing
Vermijd het afstappen van het onderwerp. Dit is een van de belangrijkste redenen waarom mensen vinden dat vergaderingen tijdverspilling zijn.
