Bedrijven gebruiken elke dag verschillende vormen van marketing en communicatie. Het ontwerp en de inhoud van het briefhoofd dat voor elk type communicatie wordt gebruikt, zijn vaak het eerste dat een prospect over een bedrijf ziet. Hoewel ontwerp en creativiteit eindeloze mogelijkheden hebben, houden bedrijven zich meestal aan vier standaard briefhoofden in zakelijke communicatie.
Standaard briefhoofd
Een standaard briefhoofd verwijst meestal naar een entiteit in zijn geheel en wordt meestal gebruikt voor administratieve of servicegerichte doeleinden. Het publiek is doorgaans algemeen en wijdverspreid en de brief kan een formulierdocument zijn, zoals een standaardbrief, een kennisgeving of een factuur. Het standaard briefhoofd bevat normaal alleen de naam en het adres van het bedrijf, evenals een logo of een watermerk van het logo als het bedrijf er een heeft.
Gespecialiseerd briefhoofd
Het gespecialiseerde briefhoofd lijkt veel op het standaardpapier, behalve dat het meestal afkomstig is van een specifieke afdeling van het bedrijf, zoals boekhouding, juridische zaken of marketing. Het publiek is misschien meer geïnteresseerd in het gebied waaruit ze de communicatie ontvangen. In een detailhandelaar kan het publiek bijvoorbeeld een groep verkopers zijn voor het productiegebied van het bedrijf of een groep controleurs voor de boekhoudafdeling van het bedrijf. Net als het standaard briefhoofd omvat het gespecialiseerde briefhoofd de bedrijfsnaam, het adres en het logo of watermerk; de speciale afdeling of het gebied van het bedrijf is echter opgenomen, evenals alle andere afbeeldingen of logo's die specifiek zijn voor de afdeling.
Aangepast briefhoofd
Het aangepaste briefhoofd is meestal meer onderwerpspecifiek dan de andere typen en is meestal afkomstig van één specifieke persoon. Deze briefhoofden worden meestal gebruikt voor interoffice-communicatie zoals memo's of presentaties. Ze worden ook gebruikt voor externe communicatie en zijn over het algemeen niet bedoeld om te worden gebruikt op formulierdocumenten. Als we de detailhandel opnieuw als voorbeeld gebruiken, kan een projectmanager zijn eigen aangepaste briefhoofd gebruiken om externe communicatie naar zijn onafhankelijke contractanten te sturen. Naast de bedrijfsnaam, het adres, het logo en het specifieke gebied bevat het aangepaste briefhoofd ook de naam van de afzender en de contactgegevens van haar bedrijf.
Uitvoerend briefhoofd
Het uitvoerende briefhoofd lijkt veel op het aangepaste briefhoofd omdat het beoogde publiek en onderwerp specifiek is voor één persoon of kwestie. Dit specifieke briefhoofd is gereserveerd voor personeel op directeursniveau of hoger en wordt gebruikt voor doeleinden variërend van beëindigingsbrieven tot aanbiedingsbrieven. Het uitvoerende briefhoofd kan ook verschijnen op een standaardbrief van een specifieke manager. Een manager kan bijvoorbeeld veel verschillende standaardbrieven hebben die voor standaarddoeleinden worden verzonden. Hoewel ze van een boilerplate-aard zijn, hebben ontvangers meer kans om de juiste respons te vertonen bij het ontvangen van communicatie vanuit een specifieke hogere positie in tegenstelling tot het ontvangen van een standaardbrief die naar meerdere geadresseerden op een standaard briefhoofd wordt verzonden. Het uitvoerende briefhoofd is op dezelfde manier geformatteerd als het aangepaste briefhoofd, hoewel het de titel van de betreffende afzender met een vetter of groter lettertype kan benadrukken. Het papier is ook meestal van hogere kwaliteit.
Ontwerp en formaat
Alle briefpapier van het bedrijf moet uniek zijn qua ontwerp, maar zo standaard mogelijk in formaat. Het ontwerp moet uw publiek direct de cultuur en het handelsmerk van uw bedrijf laten zien. Als uw bedrijf bijvoorbeeld specifieke marketingkleuren, logo's of slogans heeft, moeten deze in alle briefhoofden worden opgenomen. Als u alleen zwart-witafdrukken gebruikt, moeten uw logo en slogan nog opvallender zijn. Het lettertype van uw briefhoofd moet opvallen; het mag echter niet overweldigend of onleesbaar zijn voor de lezer. Het is met name zo dat uw briefpapier niet meer van de pagina moet bevatten dan nodig is.
