Human Resources-afdelingen spelen een belangrijke rol op gebieden als personeelsplanning, werknemers- en arbeidsrelaties, training en ontwikkeling en wettelijke naleving binnen hun organisaties. Omdat HR niet direct betrokken is bij de productie van goederen en diensten, kan HR worden gezien als een afzonderlijke functie, los van de dagelijkse bedrijfsvoering. Toch kan een effectieve personeelsafdeling een echt verschil maken voor het succes van de organisatie. Een HR-afdeling komt meestal een aantal interne en externe factoren tegen als onderdeel van zijn functie.
Externe factor: beschikbare werkpool
Misschien is de belangrijkste functie van HR-afdelingen het behouden van voldoende personeel door middel van personeelsplanning. Een externe factor die van invloed is op het vermogen om gekwalificeerde kandidaten te werven, is de beschikbaarheid van de arbeidsmarkt, die wordt beïnvloed door werkloosheidscijfers, het aantal gekwalificeerde werknemers op de redelijke reisafstand en, in sommige gevallen, de beschikbaarheid van aanvragers met gespecialiseerde vaardigheden zoals verpleging of technologie. Een organisatie kan moeite hebben om geschikte kandidaten te vinden en aan te trekken, vooral als er in de hele branche dezelfde vaardigheden worden gevraagd.
De geografische locatie van het bedrijf kan ook een factor zijn als de arbeidspool niet groot genoeg is in de directe omgeving. Dan moeten HR-managers hun rekruteringsinspanningen misschien buiten de regio richten en relocatiepakketten betalen om gekwalificeerd personeel aan te moedigen een positie in te nemen.
Externe factor: overheidsvoorschriften
Federale en staatswetgevingen op het werk en regelgeving zijn externe factoren die van invloed zijn op personeelsbeleid en die menselijke hulpbronnen vereisen om ervoor te zorgen dat het bedrijf hieraan voldoet. Regelgeving kan invloed hebben op hoe een bedrijf gaat over het aannemen, trainen, compenseren en zelfs disciplineren van zijn werknemers, en een misstap kan leiden tot sancties tegen het bedrijf of zelfs rechtszaken die worden ingediend door werknemers, potentiële werknemers, verkopers en klanten. Een voorbeeld hiervan is de Americans with Disabilities Act, die in veel gevallen de noodzaak creëert voor bedrijven om hun kantoorconfiguraties aan te passen of andere redelijke aanpassingen te voorzien voor personen met een handicap.
Interne factor: groeiniveau
Een interne factor die van invloed is op de menselijke hulpbronnen, is de snelheid van de huidige en verwachte groei van het bedrijf. Bedrijven die een agressieve groei en snelle expansie doormaken, kunnen vereisen dat hun personeelsafdeling zich richt op werving en personeel. Meer stagnerende bedrijven kunnen meer aandacht besteden aan inspanningen om werknemers te behouden en de bedrijfscultuur en werkomgeving te verbeteren door functieomschrijvingen te verbeteren en compensatie- en secundaire arbeidsvoorwaarden te verbeteren. Afslanking van bedrijven kan het betreurenswaardige besluit nemen om een deel van het personeel te verliezen; een bericht dat vaak aan HR wordt overgelaten om door te sturen.
Interne factor: gebruik van technologie
Een van de belangrijkste interne factoren die van invloed zijn op personeelsplanning is de bereidheid van de HR-afdeling en het management van het bedrijf om technologie te gebruiken om bepaalde belangrijke HR-functies te ondersteunen. Bedrijven die meer gebruik maken van hulpmiddelen zoals online-uitkeringsbeheer bijvoorbeeld, waar werknemers zelf hun uitkeringsplannen kunnen wijzigen, bieden personeelsmedewerkers meer tijd om zich te concentreren op andere gebieden zoals werving of opleiding en ontwikkeling van werknemers. Dit kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen vrijmaken in de hele organisatie.
