Wanneer uw organisatie geld moet verzamelen, kan een benefietevenement een prettige en lucratieve optie zijn. Door een middag of avond uit te bieden in combinatie met de mogelijkheid om prijzen te winnen uit een loterij of om te bieden op een stille veiling, kan uw organisatie geld inzamelen terwijl goodwill en steun voor uw zaak worden opgebouwd. Het volgen van de regels van de juiste etiquette kan die ondersteuning vergroten en in de loop van de tijd handhaven.
Wees eerlijk en vooruit
Hoewel de meeste mensen die een benefietevenement bijwonen, dat doen wetende dat er om hen gevraagd zal worden, en misschien ook verwacht wordt, geld te geven, is het belangrijk om ook waarde aan de aanwezigen toe te voegen. Bied behalve de veiling en de loterij ook eten, drinken en amusement aan, zodat uw gasten zich kunnen vermengen en een praatje kunnen maken. Wanneer u het evenement promoot, vermeldt u de verschillende fondsenwervende activiteiten die tijdens het evenement zullen plaatsvinden. Een deelnemer beschouwt zijn ticketaankoop als een gift voor de goede zaak en kan zich blind voelen door aanvullende verzoeken om geld via loterijtickets of andere donatieverzoeken.
Neem nee voor een antwoord
Zelfs als uw doel de moeite waard en belangrijk is, zullen er momenten zijn waarop potentiële donoren niet bereid of in staat zijn om geld te geven. Wanneer iemand weigert deel te nemen, accepteer het antwoord dan gracieus zonder te proberen schuld of manipulatie te gebruiken om van mening te veranderen. Bedank haar beleefd voor haar overweging en vraag, indien nodig, of je in de toekomst misschien nog contact met haar kunt opnemen met andere mogelijkheden.
Tickets verkopen tijdens het evenement
Bij sommige evenementen kunnen deelnemers loottickets kopen op één vaste locatie, zoals de inlogtabel, of de organisatie heeft zwervende vertegenwoordigers die gasten gedurende het evenement benaderen. Als je de kamer aan het werk bent om kaartjes te verkopen, gebruik dan de juiste etiquette bij het naderen van mensen. Wacht even voordat je onderbreekt en zeg altijd: "Neem me niet kwalijk" of "Neem me niet kwalijk" wanneer ik een groepsgesprek deel. Glimlach en bied een kort verkooppraatje voor je loten. Zorg voor veel veranderingen, zodat u grote rekeningen voor kopers kunt verbreken en donoren altijd kunt bedanken.
Wees geïnformeerd
Wanneer u loten verkoopt of aanmoedigt om deel te nemen aan een veiling, moeten vertegenwoordigers zo goed mogelijk worden geïnformeerd. Dit betekent dat ze zoveel mogelijk details moeten kennen over het evenement en de prijzen, waar het geld voor wordt gebruikt en de belastingimplicaties van deelname. Bereid spreekpunten voor elke te onthouden vertegenwoordiger voor, zodat iedereen deze informatie kan verstrekken zonder potentiële donoren te laten wachten. Behalve het persoonlijke verkoopgesprek, geeft u informatie over uw oorzaak met schermen die rondom het evenement zijn geplaatst. Een posterweergave die de services van uw organisatie of een schaalmodel van een voorgesteld gebouw markeert, kan bijvoorbeeld helpen bij het verduidelijken van het doel van de fondsenwerver en het opbouwen van donorondersteuning.
Zeg bedankt
Wanneer het voordeel voorbij is, neem je de tijd om de donors te bedanken die items in de veiling hebben gekocht en donaties hebben gedaan aan de fondsenwerver. Hoewel het misschien onmogelijk is iedereen te bedanken die een loterijticket heeft gekocht, als tickets anoniem zijn gekocht, probeer dan zoveel mogelijk namen en adressen te verzamelen en gepersonaliseerde bedankbriefjes en -brieven te sturen. Erkenning van de steun van donors van uw organisatie kan helpen om een herhalingsdonorbasis te vestigen. Behalve individuele brieven, erkent u donoren op de website van uw organisatie, met bewegwijzering op het evenement en in advertenties in het evenementprogramma en ingediend bij lokale media.
