Een stille veiling is een geweldige manier om geld in te zamelen voor uw organisatie of liefdadigheidsinstelling, terwijl u tegelijkertijd supporters en bewustwording verzamelt. Aangezien stille veilingen meestal samenvallen met een andere gebeurtenis, moeten uitnodigingen voor een stille veiling de genodigden laten weten wat er gaande is, hoe ze zich moeten kleden, of ze worden gevoerd, welke artikelen en services worden aangeboden en waar het geld naartoe gaat. Afhankelijk van de formaliteit van het evenement en de mate van relatie die u hebt met uw gasten, is het uitnodigingsformaat en de bezorging aanpasbaar.
Evenementdetails
Zoals bij elke uitnodiging moeten de locatie, de datum (inclusief de dag van de week) en de tijd duidelijk worden vermeld met de juiste spelling van de uitnodiging. Een uitnodiging voor een stille veiling moet de gasten laten weten wat er gaande is naast de veiling. Of dat nu een diner, een dans, een rodeo, een mysterieuze theaternacht of iets volkomen onverwachts is, gasten moeten weten wat er nog meer aan de hand is terwijl de veiling plaatsvindt. Een algemeen tijdsbestek van gebeurtenissen, inclusief wanneer het daadwerkelijke bieden begint en stopt, moet worden opgenomen in de lijst.
Kleding
Wanneer formele kleding vereist is voor een formele gebeurtenis die samenvalt met een stille veiling, wordt algemeen aanvaard dat "formele kleding vereist" niet hoeft te worden vermeld op de uitnodiging. Een uitnodiging geeft een stemming voor het evenement of feest dat plaatsvindt. De kwaliteit van het papier, het gebruikte lettertype en de details van de gebeurtenis moeten iemand op het idee brengen dat hij zich formeel moet kleden zonder het in gedrukte vorm te hoeven lezen. Voor minder formele evenementen of formeel ogende uitnodigingen waarvoor geen formele kleding vereist is, is het vermelden van geschikte kleding okay. "Kom zoals je bent" of "kleed in kostuum" zijn geschikte manieren om je gasten te laten weten wat van hen wordt verwacht.
Donatie of fondsenwerving
Uitnodigingen voor een stille veiling moeten de gasten informeren over de reden waarom de veiling plaatsvindt en hoe het ingezamelde geld zal worden gebruikt. Met behulp van een eenvoudige zin, zoals "Profiteren van de North State Boys en Girls Club", kunnen gasten weten dat ze een bijdrage leveren aan het goede doel en dat het goede doel niet degene is die het evenement direct opzet. Een aparte regel met "Gesponsord door" en de naam van de personen die het evenement plaatsen is in dat geval nodig. Als de veiling een inzamelingsactie is voor dezelfde organisatie die het evenement organiseert, moet de formulering "Fondsenwerver voor North State Boys en Girls Club" zijn en daargelaten. Als alle opbrengsten direct naar de weldoener gaan, moet dit worden vermeld als "100% van de opbrengsten", gevolgd door de naam.
Eten en drinken
De meeste veilingen hebben op zijn minst hapjes en drankjes beschikbaar terwijl de stille veiling plaatsvindt. Hierdoor kunnen mensen zich vermengen en zich meer op hun gemak voelen. Ongeacht het niveau van het voedsel dat wordt geserveerd, moet het op de uitnodiging worden vermeld, zodat mensen niet van tevoren te veel of te weinig voedsel hebben gekregen. "Diner voorzien" kan worden toegevoegd onderaan de uitnodiging of het uur dat het diner wordt geserveerd, wordt vermeld in het programma van evenementen op de uitnodiging. "Aangeboden versnaperingen" is een beleefde manier om gasten te vertellen dat de veiling een meer casual evenement is en niet bedoeld is om iemands eetlust tijdens het bieden te vervullen.
Formaat en levering
Uitnodigingen moeten in enveloppen worden geplaatst en worden verzonden in plaats van worden gepresenteerd als postkaarten om de formaliteit te behouden en alle informatie te bevatten die nodig is om gasten naar behoren uit te nodigen voor een stille veiling. Etiquette voor levering van uitnodigingen is nog steeds via USPS voor levering binnen de 50 staten. Als de stille veiling een krap budget heeft of zeer informeel is, zijn handuitgevoerde uitnodigingen toegestaan, maar deze genereren niet dezelfde soort reactie van recht of privy als een uitnodiging die via de post is ontvangen.
